A gestão da área de Compras precisa ser constantemente analisada para identificar pontos de melhoria e situações que têm o potencial de elevar sua margem de lucro.

Afinal, talvez você não perceba, mas pequenas situações do dia a dia podem ocasionar grandes prejuízos ao seu negócio.

O ideal é estar atento ao que ocorre no setor e melhorar o gerenciamento das tarefas.

Dessa forma, você terá mais sucesso e conseguirá identificar o que precisa ser feito.

Neste post, especificaremos o que é uma gestão eficaz para a área de compras e quais são os 3 pontos que ajudam a detectar a necessidade de ajustes.

Então, vamos lá?

A eficácia da gestão da área de Compras

O trabalho nesse setor de aquisições é importante para diferentes aspectos da organização. Esse é o departamento que inicia a maior parte dos processos.

Portanto, existem diferentes critérios que devem ser verificados:

Demanda

A ideia é ter boa sistematização e controle para que a demanda seja centralizada.

Assim, é possível avaliar a origem e as necessidades de cada pedido para verificar se ele pode ser autorizado.

Outro item relevante nesse processo é a reposição do estoque, que deve ter suas solicitações geradas automaticamente para um desempenho melhor.

Dessa forma, o sistema analisa os níveis de pedidos e compras programadas, e de estoque e demanda.

Essas comparações permitem delimitar as quantidades necessárias para cada item exigido.

Processos

As compras devem visar a diminuição dos estoques e custos de aquisições de produtos e serviços.

Também precisa identificar a frequência com que determinado material fica indisponível e o momento em que ele é necessário para venda ou consumo.

Gerenciamento

As aquisições precisam se vincular a um solicitante e ter um prazo de atendimento. Também é importante contar com o período de entrega dos fornecedores, que devem ser monitorados até o final do processo.

Além disso, vale a pena comparar os pedidos de aquisições com os recebimentos de materiais. O objetivo é validar se o que foi solicitado efetivamente foi entregue.

Integração

Os dados precisam ser integrados para ter um controle maior, especialmente sobre o estoque.

Acompanhar o giro dos produtos é uma maneira facilitada de monitorar e mensurar a qualidade dos itens armazenados.

Ainda é importante apostar em um sistema que calcula de modo personalizado e automatizado o giro do estoque.

Com isso, a área de Compras recebe notificações, o que torna o processo mais produtivo.

Organização

O estoque organizado de maneira sistêmica permite alcançar melhores resultados.

Por exemplo: os itens podem ser dispostos por sua diferenciação, classificados por família, fornecedores, categorias etc.

Perceba que esse processo deve ser cuidadoso, com uma codificação sistêmica e padronizada para que cada produto seja associado ao seu código próprio.

Com esses itens alinhados, consegue-se obter melhores resultados para o seu departamento de Compras. Isso porque a gestão é aprimorada e as possíveis perdas, evitadas.

3 itens que ajudam a identificar a necessidade de ajustes

Uma boa gestão para o setor de Compras exige que cada um dos itens anteriores seja analisado a partir de 3 vieses:

1. Auditoria interna

Esse processo é realizado por pessoas da própria empresa, que são realocadas temporariamente para detectar a necessidade de melhoria nos processos.

Por meio de uma análise aprofundada, são propostos e realizados ajustes, que aprimoram os resultados.

O cuidado que se deve ter é que o colaborador que realiza a auditoria interna pode omitir informações relevantes, relativas a falhas em processos.

Com isso, a confiança da diretoria e dos colaboradores é altamente impactada pelos resultados desse procedimento.

2. Auditoria externa

Nesse caso, o procedimento é realizado por uma empresa contratada, que age de maneira idônea e analisa todos os processos executados.

A parte negativa é que a auditoria externa tende a ser mais custosa. Por isso, é necessário ter certeza de que os resultados serão positivos.

3. Ferramenta de diagnóstico

Esse instrumento possibilita identificar oportunidades de melhoria nos processos de gestão e tomar decisões mais acertadas.

Com essa ferramenta, você descobre a situação da sua empresa e identifica o nível de eficiência do seu negócio em relação à gestão de Compras.

A partir desses 3 itens, você poderá fazer uma melhor gestão da área de Compras e aprimorar sua performance.

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F.A.Q- Perguntas e frequentes:

1. Que função desempenha a área de compras?

A função das atividades de compras é alcançar e direcionar o fluxo constante de suprimentos de maneira que atenda aos programas de produção; comprar os produtos com os melhores preços sem perder de vista a qualidade e quantidade, ou seja buscar as melhores condições de acordo com as necessidades da empresa.

A função da área de compras ao longo da jornada passou a ser primordial para gerenciamento de recursos e produtos de uma empresa, essa metodologia está relacionada com a forma de beneficiar a empresa não somente em questão de competitividade, mas também para estadia da organização no mercado.

2. Como é feita uma gestão eficaz para área de compras?

As atividades desenvolvidas nesse setor de aquisição é indispensável para diversos aspectos na empresa, é nesse setor onde é dado os primeiros passos para os outros processos dentro da organização.

Para tanto, existem alguns critérios que precisam ser verificados para um melhor desempenho. São eles:

• Demanda: através da sistematização e controle das demandas é possível avaliar as necessidades de cada solicitação e analisar se ela pode ser liberada.
• Processos; durante o processo as compras devem visar a diminuição dos estoques e valores de aquisições de materiais e serviços. A partir desse método é possível verificar a frequência que determinado produto fica indisponível e o momento adequado para sua venda e consumo.
• Gerenciamento; é importante delimitar um prazo de atendimento e entrega o que deve ser monitorado até o final da compra.
• Integração; é importante que os dados sejam integrados para que haja um controle maior principalmente sobre o estoque, essa prática facilita no acompanhamento do giro dos produtos além de ajudar a monitorar a qualidade dos produtos estocados.
• Organização: quando se mantém o estoque organizado a uma maior probabilidade de alcançar resultados maiores, por isso os itens devem ser identificados por suas classificações, fornecedores e categorias. Durante esse processo deve haver a codificação sistemática e padronizada para diferentes produtos.

3. quais itens auxiliam na necessidade de ajustes?

São identificados 3 itens que podem auxiliar na necessidade de ajuste no setor de compras:

Autoridade interna; está ligada a realização por pessoa da própria empresa, as quais são instituídas para detectar a necessidade de melhorias nos processos internos

Autoridade externa: esse procedimento é executado por uma empresa contratada, que age de forma inteligente, analisando os processos realizados.

Ferramenta de diagnóstico; essa prática possibilita enxergar oportunidade de melhoria nos sistemas de gestão e tomar atitudes mais corretas através do diagnóstico pode-se identificar a situação da empresa e detectar o nível de qualificação do negócio em relação a área de compras.

4. Qual a importância da gestão de estoque?

Essa ´prática de gerenciamento é indispensável para a empresa, por meio dela é possível monitorar todos os itens do estoque, a gestão de estoque está relacionada com a prática de evitar a falta ou excesso de mercadorias, pois isso pode representar prejuízos para o capital da empresa. essa metodologia é determinante para o crescimento da empresa.