3 MOTIVOS PARA VOCÊ AUTOMATIZAR A GESTÃO DE CONTRATO
Muitas empresas não trabalham com a gestão de contrato e aquelas que o fazem não sabem como automatizar esse processo....
Muitas empresas não trabalham com a gestão de contrato e aquelas que o fazem não sabem como automatizar esse processo.
O seu negócio também tem esse problema?
Para contornar esse cenário é preciso investir na automatização do gerenciamento dos seus contratos.
É a partir disso que se pode acompanhar o que se tem a receber e poder atuar no setor de serviços.
Por exemplo: por meio dessa prática é possível trabalhar de maneira mais focada com a inadimplência, cancelamentos, atraso nos pagamentos e mudanças nos modos de contratação.
É importante agir dessa maneira para evitar que o relacionamento com o cliente seja prejudicado e, por consequência, o faturamento do negócio.
No post de hoje vamos entender melhor porque é importante automatizar o processo de gerir os contratos. Vamos lá?
Por que automatizar a gestão de contratos?
Os contratos são a estrutura direcionadora e legal da sua empresa.
São esses documentos que definem compromissos, responsabilidades e obrigações entre empresas e fornecedores, equipes terceirizadas, clientes, outras empresas, governo etc.
Esse é o motivo pelo qual os contratos devem ser geridos e serem considerados elementos importantes para a organização.
Caso contrário, o que ocorre é a punição da companhia, seja pela falta de prevenção adequada, por corrupção, fraudes ou inadequações normativas.
A automatização do processo gerencial e operacional dos contratos leva à melhoria da confecção dos documentos, ao mapeamento e monitoramento dos riscos, ao gerenciamento dos ciclos de vida do contrato e ao ajuste do processo de acordo com os padrões de compliance.
As vantagens da automatização são:
- Mais controle dos eventos relacionados ao contrato;
- Rastreamento e identificação de riscos potenciais;
- Interação eletrônica entre os envolvidos;
- Eficiência da gestão informacional;
- Agilidade nos processos de validação, requisição e aprovação do contrato;
- Redução de prazos e custos.
Além desses benefícios há outras 3 razões que mostram porque você deve automatizar os contratos agora mesmo. Veja:
Segurança
A falta de controle adequado faz com que as informações não sejam confiáveis.
O investimento em um software para o gerenciamento de contratos permite que a empresa tenha mais garantia em relação ao fortalecimento dos registros.
Ela também pode buscar de forma contínua a confirmação de datas, valores e outros dados em bases diferentes, como documentos físicos e mensagens de e-mail.
Essa centralização também deixa o banco de dados mais seguro e evita a perda ou a manipulação de dados.
A segurança jurídica também é outro benefício que deve ser citado, já que a empresa tem à disposição todas as informações de que precisa em caso de litígio.
Integração e agilidade
A automatização faz com que o processo seja padronizado e ganhe uma estrutura e forma interativa que preza pela integração.
Isso gera mais eficiência por oferecer etapas bem claras a serem executadas e coibir as falhas.
A consequência é a maior agilidade das etapas.
Por exemplo: uma integração com a área de contas a receber permite que o financeiro tenha uma programação mais adequada.
Assim é possível controlar melhor as receitas de cada contrato, fazendo isso de forma independente.
Essa ação não exige a necessidade de converter os débitos em uma cobrança única, situação que assegura melhor visualização da fatura.
Comunicação com o cliente
A gestão dos seus contratos aumenta a interação com o cliente e facilita a comunicação.
Você pode ter, por exemplo, um canal de comunicação pela internet que funcione de forma integrada ao programa e ao site.
Assim, o cliente pode abrir um chamado, acompanhar suas solicitações e até mesmo fornecer um feedback sobre a qualidade dos serviços.
O gerenciamento também ajuda a dinamizar a tramitação de informações entre cliente e empresa e simplifica a criação de indicadores de satisfação devido ao uso das opiniões coletadas dos clientes.
Isso significa, em outras palavras, que essa é inclusiva uma ferramenta aliada ao pós-venda.
Fica evidente, portanto, que a gestão de contrato é essencial para a sua empresa e pode trazer diversos benefícios.
Você pode adotar essa prática na sua empresa utilizando um software de compras, sistema que auxilia bastante esse processo.
Aproveite e leia 3 razões para você adotar um software de compras. Se quiser escolher o seu sistema entre em contato conosco.