4 DICAS DE COMO A NF-E PODE AJUDAR NO CONTROLE DAS COMPRAS
Você lida com notas fiscais todos os dias na sua empresa, certo? Já parou para pensar em como a NF-e...
Você lida com notas fiscais todos os dias na sua empresa, certo?
Já parou para pensar em como a NF-e pode ajudar no controle das compras e do estoque?
Esses documentos são utilizados como recibos da venda de serviços e produtos e são obrigatórios pela legislação.
Porém, também podem ser utilizados para ajudar a controlar os itens no inventário e aqueles que devem ser adquiridos.
Quer entender melhor como fazer essa relação?
Confira no post de hoje.
Como a NF-e pode ajudar no controle das compras
Os departamentos de Compras e de Estoque devem trabalhar em conjunto em uma empresa.
O segundo deve fazer um controle efetivo das mercadorias que entram e saem, verificando os itens que estão em falta ou que devem ser adquiridos por estar em sua quantidade mínima.
Automaticamente o setor de Compras é acionado.
Ele recebe as solicitações de produtos que devem ser adquiridos e verifica o fornecedor que está mais adequado ao pedido.
O que vale nesse momento é verificar o custo-benefício, não somente o preço.
Até aqui, tudo bem. Mas você deve estar pensando: qual a relação da NF-e com esses processos?
A resposta é simples. A nota eletrônica permite ter um rápido acesso aos dados das compras anteriores.
Com eles é possível identificar quanto foi pago, quando a última aquisição ocorreu, o valor de cada item, o custo do frete, entre outros detalhes.
Para conhecer melhor as vantagens que a NF-e pode trazer para o controle de compras e estoque preparamos uma lista para você.
Veja a seguir:
1. Comparação entre itens comprados e que estão no estoque
As notas fiscais emitidas permitem analisar quais foram os últimos itens adquiridos e quantas unidades foram compradas.
A partir disso é possível fazer uma comparação com o inventário para se certificar de que o controle de estoque foi realizado adequadamente.
Caso haja alguma inconsistência é preciso identificar onde a falha ocorreu.
2. Análise de preços
As operações de compra de fornecedores são recorrentes e é importante que você analise as variações de preços que ocorrem nos produtos.
É dessa forma que você conseguirá economizar dinheiro para a sua empresa.
Com a NF-e você pode verificar quanto pagou na(s) última(s) compra(s) e identificar se o fornecedor está cobrando a mais agora.
Essa informação também oferece subsídios para negociar melhor e chegar a um preço razoável para a sua empresa.
Caso não seja possível negociar a transação, pode-se encontrar outro fornecedor, que conte com um preço mais atrativo.
3. Avaliação de valores gastos com as compras
Uma das maneiras de verificar como estão as compras da sua empresa é verificar quanto foi gasto em determinado período de tempo.
As notas fiscais emitidas são uma boa forma de fazer isso, já que, quando organizadas, fornecem um cenário real e rápido dos valores despendidos.
Por exemplo: você pode verificar quanto gasto no ano X e comparar com os valores do ano Y.
Analisando as questões econômicas e inflacionárias é possível perceber se a variação de preços foi condizente com a realidade ou se a gestão de fornecedores deve ser mais efetiva para evitar custos altos com as aquisições.
4. Eficiência na gestão de estoques
O ideal é que as empresas trabalhem sempre com o estoque mínimo, um conceito que indica manter armazenada a menor quantidade necessária para atender as demandas dos clientes.
Ou seja, é um equilíbrio entre o total de vendas e os custos relativos ao armazenamento.
Observar os dados das NF-e assegura uma melhor previsão da demanda e a identificação de períodos de sazonalidade.
Assim é possível gerir melhor os estoques.
Gostou dos motivos de como a NF-e pode ajudar no controle das compras e do estoque?
Coloque essas ideias em prática e veja como isso vai ajudar no dia a dia do seu negócio.
Para melhorar ainda mais essas questões, aproveite e leia o post Gestão de Compras: 10 dicas para melhorar na sua empresa.