5 DICAS PARA FAZER UMA GESTÃO DE NF-E EFICIENTE
A nota fiscal eletrônica se tornou uma exigência em todas as empresas. Você já deve estar lidando com ela ou,...
A nota fiscal eletrônica se tornou uma exigência em todas as empresas.
Você já deve estar lidando com ela ou, se ainda não estiver, precisa se adequar logo.
A gestão de NF-e vem no mesmo caminho e melhorou muito nos últimos anos.
Isso ocorreu a partir do tratamento das informações por meio de um sistema eletrônico conectado à Receita Federal. Em que isso impacta?
Em maior facilidade para o trabalho do empreendedor e em uma gestão mais organizada.
Para melhorar esses processos na sua empresa vamos apesentar 5 dicas para gerir melhor as NF-e e conquistar melhorias e avanços. Vamos lá?
Gestão de NF-e
A realidade do uso de notas fiscais eletrônicas ainda traz dúvidas para muitos empreendedores.
Vários desconhecem quais são as vantagens do desenvolvimento de metodologias para manter o controle desses arquivos. Além disso, não sabem como podem utilizar essa questão a favor do negócio.
As dicas a seguir vão trazer indicações para armazenar e gerenciar melhor as suas NF-e. Confira:
1. Assegure a segurança das NF-e
A legislação obriga que os documentos fiscais sejam armazenados pelo prazo mínimo de 5 anos. Essa regra também é válida para as NF-e.
O problema é que muitos empreendedores as armazenam como se fossem notas físicas.
Esse é um erro que pode levar a empresa a ter prejuízos.
Arquivos físicos contêm um grande risco de perdas, seja por desorganização, seja por um acidente. Notas armazenadas em HDs, pendrive, CDs etc.
também podem ser facilmente perdidas.
O ideal é guardar as NF-e em um serviço de armazenamento online.
Nesse caso os arquivos ficam salvos em servidores externos, o que elimina o risco de perdas e aumenta a organização.
Se o fisco solicitar a apresentação de uma ou mais notas elas poderão ser facilmente acessadas e a empresa não sofrerá a aplicação de multas.
2. Otimize o rastreio e a organização
O total de notas fiscais eletrônicas emitidas aumenta conforme a empresa cresce.
Ao mesmo tempo isso requer mais organização dos documentos para evitar a perda de prazos e de validação das notas, o que poderia causar prejuízos e dificultar o desenvolvimento do negócio.
As notas devem ser arquivadas de forma segmentada, com opções de rastreamento por destinatário, data, volume de vendas, valor e volume de produtos.
Essa ação facilita o monitoramento e o acesso às notas.
3. Mantenha uma boa comunicação com o contador
Esse profissional deve estar a par de tudo o que acontece em nível contábil na sua empresa.
Enviar um grande número de notas de última hora para a contabilidade pode dificultar o trabalho e até mesmo ocasionar erros.
Recomenda-se que o contador tenha acesso a todas as notas para facilitar o serviço.
Com o armazenamento online é possível fazer isso utilizando um login e senha.
4. Mantenha um controle financeiro das notas
A empresa deve ter o hábito de avaliar continuamente os prazos e pagamentos das NF-e.
Problemas e atrasos no pagamento de fornecedores podem ocasionar prejuízos e até mesmo fazer com que o desenvolvimento do negócio seja mais tardio.
A prática de verificar os prazos e pagamentos melhora a gestão financeira e os trabalhos dos departamentos de Compras e Estoque, por exemplo.
Com isso a empresa consegue crescer de forma saudável.
5. Verifique a autenticidade das notas
O destinatário da NF-e tem a obrigação de verificar a autenticidade dos arquivos.
Em caso de haver dúvidas é preciso entrar em contato com a empresa que fez a emissão.
A autenticidade pode ser verificada no site da Secretaria de Estado da Fazenda emissora e as possíveis falhas devem ser corrigidas para evitar problemas futuros.
Essas 5 dicas ajudam você a ter uma gestão de NF-e melhor e mais otimizada. Que tal implantar essas ideias agora mesmo?
Para conhecer mais sobre as notas fiscais eletrônicas leia o post deste link e saiba quais são os tipos e quando utilizá-los.