A gestão de estoque é um processo essencial em qualquer empresa. Por meio dela é possível reduzir custos ao mesmo tempo em que se assegura que as demandas dos clientes serão atendidas.

No entanto, conseguir esse equilíbrio nem sempre é fácil.

A grande quantidade de itens armazenados e, muitas vezes, a desorganização do ambiente, faz com que o empreendedor se sinta perdido.

Para evitar que isso aconteça com você, preparamos este post com dicas úteis para gerenciar o estoque.

Aqui, você verá recomendações práticas que podem ser aplicadas no seu negócio agora mesmo.

Então, que tal conferir? Confira o passo a passo a partir de agora:

1. Cadastre e faça um levantamento de todos os itens armazenados

Esse é o primeiro passo para gerenciar seu estoque de maneira eficiente. Você deve conhecer todos os itens armazenados e verificar se eles estão cadastrados.

Se houver a falta de algum registro, aproveite o momento e execute-o agora.

Lembre-se de contar com a tecnologia nesse processo. Uma solução de gestão integrada pode fazer a diferença e permitir que o cadastro seja mais rápido.

Além disso, é importante criar códigos e descrições para todos os itens comercializados.

2. Desenvolva processos

A próxima etapa é criar processos internos eficientes e eficazes.

Entre eles estão o de recebimento de produtos, inspeção deles, modos utilizados para o armazenamento, reposição dos itens na loja, além do armazenamento e inscrições dos novos pedidos realizados.

O controle dos processos internos evita perdas e impede que sejam feitas compras indevidas, o que leva à redução de custos.

Por isso, eles devem ser compartilhados com todos da organização a fim de serem efetivados.

3. Esboce um fluxo de entrada e saída de mercadorias

A comunicação dos processos internos exige a criação de uma estrutura lógica para que o fluxo seja seguido.

Ele deve abranger todas as etapas definidas previamente para que os colaboradores saibam o que devem fazer e de que maneira deve executar cada um dos estágios.

É importante que o fluxograma abranja desde o momento da compra dos itens e entrada na empresa até sua venda e a necessidade de reposição do estoque.

A ideia é evitar a ocorrência de falhas.

4. Registre todas as movimentações dos produtos

As entradas e saídas de mercadorias devem ser devidamente cadastradas na solução de gerenciamento usada.

Perceba que esses dados são essenciais para fazer o controle de estoque e saber exatamente quantos itens estão armazenados.

5. Defina as datas de compra

O controle de itens a serem adquiridos deve ser muito bem realizado para evitar as compras urgentes, que são prejudiciais às finanças da organização.

O ideal é determinar uma data específica, que pode ser um dia específico do mês se as vendas forem estáveis e mantiverem uma tendência ou quando o total de mercadorias chega a um determinado nível em caso de alta oscilação das vendas.

Algumas ferramentas trabalham com a funcionalidade “sugestão de compras”, que toma o histórico da loja por base e indica o que deve ser adquirido conforme a identificação da demanda de cada mercadoria.

O resultado é a otimização da gestão e a redução de perdas.

Usar uma solução de e-procurement também é uma atitude recomendada.

Com ela, você consegue encontrar os melhores fornecedores e estabelecer uma parceria eficiente para fazer compras adequadas.

6. Faça auditorias frequentes da gestão de estoque

O inventário é uma prática que deve ser adotada constantemente.

A ideia é ter certeza de que a quantidade de itens registrada confere com a realidade.

Se houver algum erro, é preciso identificar o que aconteceu para realizar melhorias nos processos.

Com esses 6 passos, fica muito mais fácil fazer a gestão de estoque, não é mesmo?

Aproveite para ver como o método Kaizen pode ajudar nesse gerenciamento.

FAQ

Quais os 6 passos para fazer uma gestão de estoque eficiente?

1. É preciso se cadastrar e fazer um levantamento de todos os itens armazenados?

Saiba que sim, pois, esse é o primeiro passo para o gerenciamento do seu estoque de maneira mais eficiente. Você deverá conhecer todos os itens armazenados e verificar se eles estão cadastrados mesmo.

• É preciso desenvolver processos?

Saiba que sim, pois a próxima etapa é a criação de processos internos que sejam eficientes e que sejam eficazes. Isso porque o controle dos processos internos evitam as perdas e impedem que sejam feitas compras que são indevidas, o que leva a redução de custos.

• É preciso esboçar um fluxo de entrada e saída de mercadorias?

Sim, pois, a comunicação dos processos internos exige a criação de uma estrutura lógica para que o fluxo seja seguido. Ele deverá abranger todas as etapas definidas previamente para que os colaboradores possam saber o que devem fazer e de que forma deverá executar cada um dos estágios.

Até porque o importante é que o fluxograma abranja desde o momento da compra dos produtos e a entrada na empresa até a sua venda e a necessidade de reposição do estoque.

• É preciso registrar todas as movimentações dia produtos?

Sim, pois, as entradas e as saídas de mercadorias devem ser devidamente cadastradas na solução de gerenciamento usada. Veja que esses dados são essenciais para fazer o controle de estoque e saber exatamente quantos produtos estão armazenados.

• É preciso definir as datas de compra?

O controle dos produtos a serem adquiridos deverão ser muito bem realizados para evitar as compras urgentes, que são prejudiciais as finanças da organização. O ideal é a determinação de uma data específica, que pode ser  um dia específico do mês se as vendas forem estáveis e mantiverem uma tendência ou quando o total de mercadorias chega a um determinado nível em caso de alta oscilação das vendas.

Algumas ferramentas trabalham com a funcionalidade disso já estão de compras que toma o histórico da loja por base e assim identifica o que deve ser adquirido conforme a identificação da demanda de cada mercadoria e o resultado é a otimização da gestão e da redução de perdas.

• É preciso fazer auditorias frequentes na gestão de estoque?

Saiba que o inventário é uma prática que deve se adotar constantemente. Pois a ideia é ter certeza de que a quantidade dos produtos registrados confere com a realidade. E caso houver algum erro é preciso  a identificação do que aconteceu para assim realizar as melhorias nos processos.

Para saber mais informações sobre os passos para fazer uma gestão de estoque eficiente Confira outras matérias aqui no nosso blog!