SPEND ANALYSIS : COMO FAZER?
Independente do segmento em que sua empresa atua, provavelmente sua empresa tem buscado pela redução de custos devido a qualquer...
Independente do segmento em que sua empresa atua, provavelmente sua empresa tem buscado pela redução de custos devido a qualquer motivo, e já teve a necessidade de fazer um Spend Analysis.
Neste cenário, o setor de suprimentos deve se apresentar como uma área de valor para gerar resultados dentro da companhia, ou seja, um setor gerador de resultados e não de custos e despesas.
E em meio a essa busca por melhores resultados, surgem alguns desafios estratégicos que, se não forem bem elaborados, acabam não trazendo os resultados esperados e a companhia acaba perdendo as oportunidades.
E para ajudar gestores e demais tomadores de decisão a analisarem estratégica todos os gastos de uma organização, surge o Spend Analysis, que como a própria tradução se refere, representa basicamente uma Análise de Gastos.
Acompanhe os detalhes a seguir e saiba como fazê-lo em sua empresa.
Realize o levantamento e identificação dos gastos
Para fazer o Spend Analysis o primeiro passo é entender todos os gastos que sua empresa possui.
Neste caso, o ideal é identificar e separar os gastos em duas categorias, os “negociáveis” e “não negociáveis”.
Os não negociáveis são aqueles que não podem sofrer alterações como, por exemplo, os impostos.
Já os negociáveis, são aqueles gastos que podem sofrer alterações, como é o caso dos gastos com compra de suprimentos.
Deste modo, na hora de realizar o Spend Analysis é necessário que todos os gastos negociáveis sejam levantados, uma vez que a redução de custos se dará através deles.
Não farão parte da sua análise gastos como Salários (Folha de pagamento) ,Taxas, Impostos, Sindicatos, Mão de obra terceirizada, entre outros.
Consolidação dos dados
Após o levantamento de todos os gastos que farão parte do Spend Analysis, chega o momento de realizar a sua consolidação.
Nesta etapa é importante que todos eles sejam reunidos em uma única base de dados e com os mesmos formatos.
Por exemplo, transações em moedas diferentes devem ser colocadas no mesmo formato que os demais gastos.
Esta é a etapa onde os ajustes, correções, padronizações devem ser realizadas para garantir uma melhor análise de todos os dados que fazem parte da despesa da empresa
Crie grupos
A criação de grupos irá facilitar ainda mais a visualização e consequentemente a análise de seus dados.
Neste caso, criar grupos é simplesmente juntar os dados que possuem a mesma origem.
Por exemplo, compras realizadas com IBM e IBM Corp. devem ser colocados no mesmo grupo, pois fazem parte do mesmo fornecedor.
Categorize os gastos
Sua empresa deve ser capaz de determinar onde o seu capital está sendo gasto a fim de categorizá-los.
Cada empresa possui a sua categorização específica como, por exemplo, gastos com matérias de escritório, gastos com viagens, entre outros.
O importante neste caso, é que eles sejam todos categorizados de forma adequada para uma análise mais completa e detalhada.
Faça a análise dos gastos
Com os dados devidamente limpos e organizados em categorias chega o momento da sua análise.
Através dela será possível enxergar onde o capital da empresa está sendo gasto, como também:
- Verificar se os preços negociados com fornecedores são competitivos;
- Obter insigts ou até mesmo identificar tendências em seu gasto atual;
- Identificar as principais oportunidades para redução de custos e melhorias de processos,
- Auxiliar outros departamentos no controle de gastos;
- Definir um roteiro para o sourcing estratégico, entre outros.
Defina suas estratégias de fornecimento
Agora que todos os seus gastos estão identificados por fornecedor, certifique-se de estar negociando as melhores ofertas com cada um deles.
Para esta etapa recomenda-se fazer uso da Matriz de Kraljic que basicamente é utilizada para a definição da estratégia empresarial mais adequada para a compra de bens ou serviços.
No artigo Kraljic Matrix: Conhecendo Melhor, você poderá conferir os detalhes sobre esta ferramenta.
Outro modelo recomendado, são as Cinco Forças de Porter, que ao serem aplicadas, proporciona o desenvolvimento de uma estratégia empresarial eficiente, uma vez que ela possibilita avaliar o poder de barganha de fornecedores e clientes, entre outros detalhes estrategicamente importantes.
Crie um plano estratégico
Como último passo antes de tomar qualquer ação, será necessário definir um planejamento estratégico para as ações.
Este plano dará uma visão estratégica de como cada categoria de gastos deverá ser abordada, além de ser possível projetar melhor os resultados.
Vale lembrar que a análise dos dados referem-se a um determinado período e neste caso, será necessário altera-la e atualiza-la ao longo do tempo para futuras tomadas de decisão relacionadas aos gastos da sua empresa.
Pronto! Agora que você já sabe como funciona o Spend Analysis, que tal se aprofundar um pouco mais sobre o assunto e começar a organizar as despesa da sua empresa?
E você, já utiliza o Spend Analysis em sua empresa? Compartilhe conosco a sua experiência!