A seleção e a avaliação de fornecedores são pontos importantes para a gestão de compras.

Afinal de contas, para que a sua empresa seja reconhecida pelo seu nível de excelência, os produtos e serviços vendidos devem ser de qualidade, o que significa que os fornecedores devem estar alinhados à estratégia da sua organização.

Quando isso não acontece, o resultado gera prejuízos nos quesitos qualidade, custo e entrega. Por isso, ao avaliar os fornecedores, é importante que você defina critérios bem delineados e que estejam de acordo com as boas práticas determinadas pela ISO 9001.

Como fazer a avaliação de fornecedores?

Para que a empresa tenha os melhores resultados, recomenda-se que ela siga as normas da ISO 9001, o conjunto de regras que padronizam serviços e produtos para que a gestão das empresas seja melhor e mais eficaz.

A ISO 9001 tem relação direta com a avaliação de fornecedores, afinal, quando eles não têm coerência e não atendem aos requisitos, como custo, qualidade e entrega, sua empresa automaticamente também peca nesses critérios. Com isso, quem sofre é o consumidor final.

A fim de evitar essa situação, você deve analisar alguns aspectos interessantes em relação aos fornecedores. Veja quais são eles:

1. Qualificação

O primeiro item da avaliação de fornecedores é a qualificação.

Você pode imaginar que para ter produtos e serviços de qualidade basta que você utilize os melhores equipamentos no processo produtivo. Mas e os insumos utilizados? Eles devem ser os melhores, correto?

Para que os resultados entregues aos consumidores sejam positivos os fornecedores também devem ser qualificados.

Mas como fazer isso?

Uma possibilidade é aplicar um questionário, com os critérios que você considera mais relevantes, e dar uma nota para esse fornecedor. Caso ele obtenha uma pontuação maior que 80%, por exemplo, está habilitado e abaixo de 50% está desclassificado.

Algumas perguntas que podem constar no questionário são:

• O fornecedor tem certificação ISO 9001 ou segue as recomendações?
• O fornecedor oferece assistência técnica no município em que a sua empresa está instalada?
• O fornecedor fornece garantia para defeitos de fabricação?
• O CNPJ do fornecedor está ativo por 10 anos ou mais?
• O fornecedor possui frota própria para fazer as entregas e assume a responsabilidade pelo cumprimento de prazos e segurança?

Para tornar esse processo classificatório mais eficiente, utilize matrizes e estratégias para ranquear quais fatores são mais importantes, considerando seus objetivos em relação aquele fornecedor.

2. Estabilidade financeira

Talvez você imagine que a estabilidade financeira não seja importante na avaliação dos fornecedores, mas, na realidade, é – e muito!

Afinal, se ele estiver com problemas de fluxo de caixa, acabará tendo dificuldades para adquirir os materiais, entregar as mercadorias no prazo e manter a qualidade dos produtos.

Por isso, o desafio é identificar possíveis tendências negativas, para evitar problemas e imprevistos anteriores.

A minha dica é que você pesquise o CNPJ do fornecedor, saiba há quanto tempo ele está em atividade, se possui muitas restrições ou, até mesmo, algum processo.

Afinal, a intenção é conseguir um contrato a longo prazo, se o seu fornecedor estiver enfrentando problemas financeiros, isso vai, sem dúvida, comprometer a longevidade desta parceria.

Além, é claro, de refletir diretamente no que será entregue ao consumidor final.

3. Desempenho operacional

A performance do fornecedor é um requisito obrigatório e que deve ser constantemente avaliado. Para isso, você pode utilizar KPIs (Key Performance Indicators, ou indicadores-chave de performance).

Os KPIs abrangem diversos requisitos importantes, como qualidade, flexibilidade, pontualidade nas entregas, custo de garantia e tempo de resposta.

Leia mais: QUALIDADE DE BONS KPIS: 10 CARACTERÍSTICAS OBRIGATÓRIAS.

No entanto, não adianta apenas ter acesso às KPIs.

Métricas e indicadores de performance só serão úteis para a sua empresa com análise. A leitura das informações – e o compreendimento delas – é que servirão de base para novas estratégias e tomada de decisão referente a avaliação de fornecedores.

Além das métricas e da análise, o processo de avaliação do desempenho operacional deve ser desmembrado para que seja possível desenvolver e fazer a avaliação de fornecedores.

As etapas que devem ser cumpridas são:

• Alinhamento das metas do fornecedor e da empresa compradora.
• Definição dos aspectos de performance que serão analisados e acompanhados.
• Determinação do método de coleta que será utilizado.
• Fornecimento de feedback ao fornecedor a respeito de seu desempenho.
• Melhoramento de resultados a partir da evolução do desempenho do fornecedor.

4. Práticas e processos de gestão

Os processos e as práticas de gestão adotados pelo fornecedor são cruciais para que o relacionamento com a sua empresa seja de longo prazo.

É importante reforçar que um fornecedor bem gerenciado – e que faz uma boa gestão internamente – consegue fornecer produtos de valor mais alto, dentro do prazo e de acordo com o solicitado.

Afinal, sabemos o quanto o gerenciamento de fornecedores facilita a comunicação e agiliza na solução de problemas.

Para ter mais conhecimento sobre esse assunto, leia o post: Gestão de riscos e fornecedores: o que é e porque sua empresa precisa se importar.

5. Especificação e aquisição do produto ou serviço

A compra de qualquer produto deve ser feita por meio de um pedido de compra (também chamado de ordem de compra ou solicitação de compra). Nesse documento devem ser especificados todos os detalhes do pedido, como quantidade, cor, comprimento, etc.

É interessante observar se o fornecedor tem padronização do catálogo de vendas, isso pode facilitar na coerência e estabilidade das especificações.

6. Cotação

Inserir a cotação como um requisito de avaliação de fornecedores é uma maneira de garantir que a sua empresa conseguirá sempre o melhor custo-benefício. O custo, ou a cotação, são itens importantes, mas porquê, então, deixei por último?

Bom, os 6 itens que listei neste artigo não estão em ordem de importância. Mas o preço, especificamente, não deve ser o único responsável pela avaliação de fornecedores, seja ela positiva ou negativa.

O setor de compras tem a responsabilidade de diminuir custos, mas sempre pautado na qualidade dos produtos e serviços. Ou seja, dentro do capital destinado à compra de insumos, você precisa ponderar, com maior relevância, os 5 itens acima.

Isso também evita que alguns fornecedores específicos sejam beneficiados mesmo que tenham condutas antiéticas ou instáveis.

E-procurement IBID na avaliação de fornecedores

Realizar a avaliação de fornecedores é mais simples na teoria do que na prática. A IBID disponibiliza uma ferramenta que pode lhe auxiliar no gerenciamento de fornecedores: o e-procurement.

Com ele você consegue manter a sua base de fornecedores atualizada, com todos os documentos e informações separados por fornecedor, o que facilita na análise da qualificação destes.

A cotação também é otimizada com a padronização e automação das propostas. Tornando as negociações e as transações mais ágeis e objetivas.

Outra aba que aumenta a eficiência da avaliação é a de business intelligence. Nela o comprador consegue acompanhar, através de gráficos interativos, os principais indicadores de performance.

Saiba mais: E-PROCUREMENT: VEJA COMO ELE PODE TRANSFORMAR A ÁREA DE COMPRAS.

Conclusão

A avaliação de fornecedores é fundamental para otimizar a área de compras. Afinal, a preocupação com qualidade, preço e prazo serão abordadas durante a avaliação, o que garante o desempenho esperado do setor.

Seguindo essas 6 dicas, a sua avaliação de fornecedores será mais eficiente, porque os requisitos indicados ajudam a chegar ao potencial máximo dos. Isso trará mais retorno financeiro, além de satisfação dos seus consumidores finais.

Pronto para montar um novo planejamento de avaliação de fornecedores?

Eu tenho certeza que sim!

Mas, se você tenha ficado com alguma dúvida sobre um dos itens acima deixe nos comentários logo abaixo.

E, caso precise de um suporte especializado para gerenciar seus fornecedores, solicite uma demonstração gratuita da plataforma de e-procurement da IBID.