CONTRATOS E ORDEM DE COMPRA: QUAL A DIFERENÇA?
Quando você vai adquirir algum produto para a sua empresa, uma dúvida comum pode aparecer: qual é a melhor opção...
Quando você vai adquirir algum produto para a sua empresa, uma dúvida comum pode aparecer: qual é a melhor opção entre contratos e ordem de compra?
Essa indecisão é comum e reflete uma confusão entre os dois conceitos que não pode ocorrer.
Afinal de contas, percebe-se que há uma grande diferença entre os dois elementos quando pensamos algo bastante simples: uma ordem de compra se torna um contrato, mas o inverso não ocorre.
E você, sabe a diferença?
Se a sua resposta é não, continue lendo este post!
O que caracteriza os contratos e ordem de compra
Como destacamos, os dois documentos são bastante diferentes, mas algumas pessoas encaram que a ordem de compra é uma espécie de contrato prévio.
Esse pensamento decorre do fato de que esses papéis possuem termos comuns.
Mas a ordem de compra tem muito menos detalhes que um contrato, porque sua função principal é fazer uma gestão das entradas e saídas do estoque a fim de saber quando determinado produto, mercadoria ou matéria-prima é necessário.
Já o contrato é o documento que firma a parceria entre comprador e fornecedor e estabelece as diretrizes que vão estabelecer os direitos e deveres de cada parte.
Para que as diferenças fiquem ainda mais claras para você, veja 6 fatores que distinguem ambos os documentos:
1. Duração
As ordens de compras têm uma duração curta, que geralmente é de 1 ano e não é passível de prorrogação.
Já os contratos são válidos por um período de tempo maior, costumeiramente acima de 1 ano.
O contrato também permite a renovação de sua validade.
2. Legalidade
O contrato é o documento verdadeiramente legal e somente ele é válido.
A ordem de compra é apenas um arquivo comercial, uma oferta feita do comprador para o fornecedor.
Se ela for aceita, considerando um cronograma razoável, torna-se um contrato.
Fica evidente, portanto, que a ordem de compra é anterior e não tem validade alguma se for recusada.
Mesmo assim, ela pode ser escrita com base em contratos, porque, conforme já informado, alguns termos são similares.
3. Termos e condições
Os termos e condições das ordens de compra e dos contratos podem ser semelhantes, mas o nível de detalhes é muito diferente.
Algumas questões mais específicas são destacadas em ambos os documentos, mas o contrato deve trazer o escopo do trabalho, as entregas, os padrões de desempenho esperados, as possíveis trocas de planos de gerenciamento, entre outras informações.
O contrato é recomendado, então, quando um conjunto de termos bastante complexo está associado à ordem de compra.
4. Nível de risco
Sempre que o nível de risco for alto, recomenda-se utilizar o contrato como forma de ter mais segurança.
A vantagem desse documento é justamente reduzir os riscos que se corre, definir padrões de desempenho e identificar responsabilidades.
Por outro lado, ele não traz uma especificação de quantidades e prazo de entrega. Indica-se, então, usar a ordem de compra para comprometer os pagamentos aos produtos e serviços contratados.
5. Tipo
Em relação ao contrato, existem 3 tipos diferentes: de preço fixo, de custo reembolsável (também conhecido como de cost-plus) e de tempo e material.
As ordens de compra também possuem tipos diferentes, sendo as mais comuns o formato padrão e o documento em branco com datas de entrega variadas durante determinado período de tempo.
6. Classificação dos itens
As ordens de compra são mais utilizadas para a compra de bens e os contratos são voltados para a aquisição de serviços.
É comum que as organizações não sigam esse protocolo, mas é importante que você avalie o que sua empresa necessita, sem praticar exageros, mas ao mesmo tempo se precavendo de riscos.
Entendeu as diferenças entre contratos e ordem de compra?
Agora é só avaliar qual documento é mais adequado para as negociações realizadas na sua empresa.
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