Todas as atividades de uma organização precisam ser mensuradas para que seus resultados possam ser melhorados.

Com a gestão de compras é a mesma coisa. Nesse cenário surge o conceito de Purchasing Performance Measurement System (PPMS).

A ideia, aqui, é que a medição do desempenho seja feita a partir do alinhamento com o planejamento orçamentário.

Ao mesmo tempo, as bases que compõem o orçamento e que são alimentadas por variáveis da gestão de compras devem possibilitar a mensuração do resultado após o pagamento dos fornecedores.

A dúvida é: como fazer isso?

Neste artigo, vamos mostrar o que é o sistema de medição do desempenho do setor de Compras e quais são os fundamentos desse princípio.

Então, vamos lá?

A mensuração do setor de Compras

Esse departamento, até poucos anos atrás, ainda era visto como um centro de custo.

No entanto, esse cenário se modificou mais recentemente e é aí que surgiu a necessidade de se apurar os resultados que os profissionais trazem para a empresa.

No começo, esse processo focou a mensuração e conceitualização da economia gerada pelo Custo Total de Aquisição (TCO, ou Total Cost of Ownership).

Porém, isso ainda era insuficiente, o que fez com que o setor de Compras começasse a monitorar, gerar e apresentar seus resultados a partir da coleta de indicadores.

O problema é que os indicadores foram elaborados de modo desconectado dos controles e resultados empresariais, além de terem uma base de dados analítica.

Essa situação também gerou falsas informações, porque os relatórios contábeis e oficiais não refletiram a economia gerada pelas tentativas de evitar o aumento de preços, sua elevação abaixo dos índices de mercado e o repasse dos índices inflacionários.

Essas economias são conhecidas por soft savings, que não têm um impacto tão grande.

Por sua vez, as chamadas hard savings são aquelas em que há uma redução real de preços em comparação com o período anterior ou o que estava orçado.

Mesmo assim elas são questionáveis, porque projetam situações que podem não acontecer pela variabilidade de consumo e outras condições econômicas.

Esse cenário anterior levava à falta de credibilidade e de reconhecimento da atuação do setor.

É por isso que surgiu o Purchasing Performance Measurement System, que alinha os indicadores ao planejamento orçamentário.

O ciclo do PPMS

Esse sistema prevê um monitoramento constante a partir de quatro etapas principais e que estão inter-relacionadas:

• coleta de dados;
• reunião de dados;
• apresentação das constatações;
• uso dos resultados.

Cada um desses estágios possui suas próprias atividades.

Por exemplo: a coleta de dados pode ser conseguida pela aplicação de questionários, enquanto a reunião de dados e a apresentação das constatações são realizadas por meio de bases de dados eletrônicas e ferramentas de reporte designadas para fornecer informações específicas em áreas de desempenho específicas.

É importante mencionar que o sistema de desempenho do setor de Compras possibilita uma análise focada no progresso e desenvolvimento de áreas determinadas.

Essa avaliação permite traçar estratégias específicas para o aprimoramento da performance.

O objetivo do PPMS

A ideia desse sistema de desempenho é aproximar o setor de Compras ao conceito de Business Performance Measurement (BPM), que é mais amplo.

Essa concepção é composta por 5 processos:

• seleção e desing de medidas: é a ideia de identificar desejos e demandas das partes interessadas, objetivos estratégicos, planejamento, seleção, especificação e configuração de destino;
• coleta e manipulação de dados: é o processo de captura e análise para chegar a informações;
• gestão da informação: é o processo de fornecer informações, interpretá-las e, então, tomar decisões;
• avaliação de desempenho e recompensas: são os processos de avaliação de desempenho;
• revisão do sistema: podem ser adotados diferentes processos, sendo que eles vão assegurar um loop de feedback dentro do sistema.

Em resumo: a medição do desempenho da função de compras exige que o setor esteja realmente integrado à organização e gere uma base real de gastos.

Assim, o PPMS é uma boa maneira de verificar o status da área de Compras da sua empresa e ver o que precisa ser modificado.

Aproveite para se aprofundar no assunto lendo sobre a qualidade dos bons KPIs e as 10 características obrigatórias.

FAQ

Por que usar PPMS esse método para mensurar o desempenho da área de compras? Já que todas as atividades de uma organização precisam ser mensuradas para que os seus resultados possam ser melhorados. E com a gestão de compras é a mesma coisa, pois, nesse cenário nasce o conceito de PPMS que significa Purchasing Performance Measurement  System. 

Por que usar PPMS esse método para mensurar o desempenho da área de compras?

A ideia é que a medição do desempenho seja realizada a partir do alinhamento com o planejamento orçamentário. E ao mesmo tempo, em que as bases que compõem o orçamento e que são alimentadas por variáveis da gestão de compras devem possibilitar a mensuração do resultado após o pagamento dos fornecedores. 

A mensuração do setor de compras que é um departamento que em até pouco tempo ainda era visto como um centro de custo. Mas, esse cenário se modificou e foi ai que nasceu a necessidade de se apurar os resultados que os profissionais trazem para a empresa. Inicialmente esse processo se focou a mensuração e também a conceitualização da economia gerada pelo custo total de aquisição. 

Mas, isso ainda era insuficiente, o que fez com que o setor de compras começasse assim monitorar, assim como também gerar e apresentar os seus resultados a partir da coleta de indicadores. Causando um problema no qual os indicadores foram elaborados de modo desconectado dos controles e os resultados empresariais, além de terem uma base de dados analítica.

Essa situação gerou também falsas informações, porque os relatórios contábeis e os oficiais não refletiram a economia gerada pelas tentativas de evitar o aumento de preços, bem como a sua elevação abaixo dos índices de mercado e o repasse dos índices inflacionários. 

As economias são conhecidas por soft savings, que não têm um impacto tão grande. As chamadas hard savings que são aquelas em que existe um redução real de preços em comparação com o período anterior ou o que estava calculado.  

Ainda assim elas são questionáveis, isso porque projetam as situações que podem não ocorrer pela variabilidade de consumo e de outras condições econômicas. E com esse cenário anterior levava assim a falta de credibilidade e também de reconhecimento da atuação do setor. Sendo por isso que nasceu o PPMS um método que serve para alinhar os indicadores ao planejamento orçamentário. 

Qual o ciclo do PPMS? 

Esse sistema prevê um monitoramento de forma constante a partir de quatro etapas principais e que estão inter-relacionadas, que são: A coleta de dados, a reunião de dados, a apresentação das constatações e o uso dos resultados. Cada uma dessas etapas possui as suas próprias atividades. 

Sendo importante mencionar que o sistema de desempenho do setor de compras possibilita uma análise que é focada no progresso e no desenvolvimento de áreas determinadas. Essa avaliação permite então traçar as estratégias especificas para o aprimoramento da performance. 

Qual o objetivo do PPMS?

Saiba que a ideia desse sistema de desempenho é a aproximação do setor de compras ao conceito de buniness performance Measurement que é mais amplo. O PPMS se trata de uma boa maneira de verificar o status da área de compras da sua empresa e ver o que precisa ser modificado. 

Para saber sobre por que usar PPMS esse método para mensurar o desempenho da área de compras confira aqui no nosso blog!