O departamento de Compras da sua empresa realiza cotação de preços diariamente. A dúvida é: será que esse processo ocorre da melhor maneira possível? Como ter uma cotação de preços eficiente?

Essas perguntas podem ser respondidas a partir de diversos fatores.

É preciso considerar as melhores práticas, as empresas que devem atuar com gestão de compras e os passos para fazer a cotação.

Achou muito complexo? Não tenha receio.

Neste post vamos explicar todos esses pontos e indicar o que você deve considerar e fazer para cotar os preços de maneira otimizada.

Então vamos lá?

O que é cotação de preços?

Esse processo é caracterizado pela análise de preços de produtos e serviços oferecidos por diferentes fornecedores.

É a partir da cotação que se pode definir quem vai prestar o serviço ou fornecer uma mercadoria e fechar o melhor negócio.

É importante não confundir o orçamento com a cotação.

O primeiro é o planejamento feito para as compras para um período de tempo determinado. Já a segunda é a tomada de preços e a verificação dos valores e condições de pagamento de produtos e serviços.

Essa atividade é inerente ao setor de Compras e imprescindível nos trabalhos realizados.

É assim que se pode aliar qualidade e preço.

Quem deve fazer a gestão de compras?

Todas as empresas devem fazer a gestão de compras, porque é dessa forma que se pode obter as melhores condições de negociação.

Porém, ainda há empreendedores que têm dúvidas quanto à real necessidade disso.

Na realidade essa é uma prática estratégica e que deve abranger todos os setores da organização.

Afinal de contas, a finalidade da gestão de compras é otimizar os recursos a fim de gerar lucro.

Gerenciar as compras é, portanto, uma atividade recomendada para revendedores, restaurantes, farmácias, agências de viagens, entre outros tipos de negócios.

Esse hábito deve ser adotado, portanto, inclusive por pequenas empresas.

Quando relacionamos à cotação, é importante pensar que é uma forma de negociar melhor prazos, valores e formas de pagamento.

Isso deve ser feito com a ajuda da tecnologia.

Os softwares de compras são sistemas que possibilitam gerenciar as ações relativas ao setor de Compras.

Você pode gerenciar fornecedores, recebimentos e compras.

A consequência dessa ação é a redução de custos, a verificação de pedidos anteriores e a aquisição somente de mercadorias relevantes.

Já o e-procurement é uma plataforma online de compra e venda de mercadorias e serviços.

A principal vantagem desses canais é poder encontrar fornecedores específicos, até mesmo aqueles que são mais difíceis de encontrar.

Quais são as regras essenciais da cotação de preços?

Ao fazer a gestão de compras na sua empresa você precisa dar atenção para a cotação de valores dos fornecedores.

Em seguida vamos ver o passo a passo, mas primeiro é preciso conhecer as 3 regras principais dessa atividade.

São elas:

Não aceite a primeira oferta

A primeira cotação nunca será a melhor. Tente sempre negociar mais, solicite descontos e verifique onde pode chegar.

Confira as condições de pagamento e veja se elas interferem no preço.

Se ele não for o mais adequado para sua empresa, não o aceite e procure outras empresas.

Faça no mínimo 3 cotações

A busca mínima de cotação deve abranger pelo menos 3 empresas.

Quando você toma a atitude de aceitar sempre a primeira oferta acaba perdendo dinheiro e outras oportunidades de negócio, além de não encontrar os melhores fornecedores.

Não dependa de um único fornecedor

Contar com apenas um fornecedor não é um bom negócio.

Você tem a falsa impressão de que tudo sempre dará certo, mas imprevistos sempre acontecem.

O prestador de serviço pode ter algum problema e quem sairá prejudicado é você por não ter um plano B.

Portanto, tenha em mãos uma lista de fornecedores que pode ser acionada em caso de problemas.

Como fazer a cotação de preços?

Você já entendeu a importância da gestão de compras e da cotação e conheceu as regras principais.

Agora precisa conhecer os passos necessários para fazer esse processo de maneira eficiente.

Veja:

Passo 1 – Defina os materiais que devem ser adquiridos

Verifique os itens necessários para a sua empresa considerando o estoque.

Passo 2 – Faça a cotação com 3 ou mais fornecedores

Essa é uma das regras de ouro da cotação.

No entanto, aproveite esse momento para verificar condições de pagamento, prazos de entrega, qualidade do material e possíveis reclamações.

Passo 3 – Analise os fornecedores de acordo com os critérios estabelecidos

Você deve definir um ou mais elementos relevantes para entendê-los como critérios de seleção.

O preço, por exemplo, pode ser um deles.

No entanto, se você observar somente esse ponto pode acabar com um produto de má qualidade, que vai afetar a reputação da empresa.

Por isso, recomenda-se aliar o preço à qualidade.

O prazo de entrega é outro item importante e que pode ser analisado.

Passo 4 – Negocie

Antes de fechar negócio é importante negociar.

Tente chegar ao menor preço possível com as melhores condições de entrega e de pagamento.

Verifique a possibilidade de descontos se o pagamento for à vista e qual é o número máximo de parcelas a prazo.

Analise ainda a chance de os preços diminuírem em uma compra em larga escala.

Apenas considere o fato de que isso pode ocasionar custos elevados para armazenamento.

Por isso é preciso ver o que vale a pena.

Passo 5 – Efetue a compra com o melhor fornecedor

O fornecedor que oferecer a melhor cotação deve ser aquele com quem você pode fechar negócio.

Registre a compra em seu software e acompanhe os pedidos e entregas.

Passo 6 – Mensure os resultados mensais

O acompanhamento dos resultados é fundamental para você ver se valeu a pena escolher aquele fornecedor.

Verifique se há algo que possa ser melhorado e mensure os resultados. Assim você chegará mais longe.

Gostou de entender mais sobre cotação de preços?

Aproveite para saber mais e ver como fazer a comparação entre as cotações.