A cotação de preços é uma atividade inerente ao processo de compras.

Muitas vezes ela é realizada de forma automática, da mesma maneira como sempre foi executada.

Porém, existem diversas especificidades que podem impactar o preço final.

Por exemplo: cada fornecedor, revendedor, distribuidor, prestador de serviço etc apresenta a cotação em um formato específico.

O problema disso é que o escopo entre elas pode ser diferente.

Em alguns casos, o material pode ser entregue na fábrica e o frete é responsabilidade do comprador.

Em outros os fornecedores cobram um valor menor, mas exigem uma quantidade mínima para garantirem aquele preço.

Há muitas outras situações que podem acontecer.

É por isso que o processo de cotar preços é tão importante e também o assunto deste post.

Que tal entender um pouco mais sobre esse procedimento?

Cuidados na cotação de preços

As situações descritas anteriormente mostram que há disparidades durante a cotação de valores.

Recomenda-se tomar alguns cuidados ao fazer a comparação de preços. Veja quais são eles:

Observe as especificações técnicas

A cotação deve conter as especificações técnicas corretas para evitar problemas.

Isso significa que se deve indicar a qualidade do material, suas dimensões, resistência, cor, peso e quaisquer outros detalhes relevantes.

No caso de produtos ou matérias-primas menos comuns é preciso informar quais normas devem ser atendidas.

Analise a embalagem e a unidade

A embalagem que deve envolver o material influencia no preço.

Escolha aquela que seja mais adequada, mesmo que não seja a de menor preço.

O objetivo é contar com um bom custo-benefício.

Confira o prazo de entrega

O prazo entre a solicitação e a entrega do pedido é bastante importante.

Ele deve ser cumprido para evitar que a sua empresa deixe de produzir e/ou vender.

Essa questão é ainda mais relevante em relação aos produtos especiais, que não são facilmente encontrados, como cerâmicas, mercadorias importadas, mármores, entre outros.

Avalie as condições de pagamento

A compra exige o pagamento dos itens adquiridos.

Sua empresa deve estar preparada para fazer o desembolso do dinheiro necessário.

Conhecer as facilidades que o fornecedor oferece é importante para esse momento.

Afinal de contas, o pagamento pode ser feito a prazo ou à vista, ter ou não desconto e possuir ou não o valor referente a uma entrada.

Confirme a validade da proposta

A cotação geralmente conta com um prazo de validade oferecido pelos fornecedores.

Verifique se a época em que a compra provavelmente será feita é atendida pela data de validade da proposta.

Certifique-se do local e das condições de entrega

A cotação de preços normalmente conta com o local de entrega da mercadoria.

Ela pode ser realizada no porto, na fábrica, no aeroporto, no depósito do distribuidor, na transportadora etc.

Certifique-se de que o local e as condições de entrega são aquelas necessárias para a sua empresa.

Equalização de cotações

As cotações recebidas de diferentes fornecedores precisam ser comparadas.

Nem sempre elas possuem a mesma base de informações, o que dificulta o processo.

Por exemplo: um fornecedor manda o valor referente a esquadrias de madeira pintadas e outro oferece o mesmo item sem pintura.

Esse escopo diferente requer um trabalho extra do profissional de Compras, que precisa equalizar as cotações para que os preços estejam em uma base única.

Você pode realizar essa tarefa de modo simples ou complicado.

Isso depende do nível de detalhamento da própria cotação.

Nos casos em que o fornecedor especifica os valores de cada etapa (fornecimento, pintura, entre outros), basta pesquisar a parcela que falta na segunda cotação e inserir na lacuna.

Se os preços não estiverem individualizados é preciso fazer o orçamento da parcela do serviço que falta.

No exemplo anterior, das esquadrias de madeira, podemos ter 3 fornecedores.

O primeiro fornece a R$ 20 mil, oferece pintura por R$ 4 mil e faz a entrega na fábrica.

O segundo tem fornecimento a R$ 18 mil sem pintura, mas também entrega na fábrica.

O terceiro cobra R$ 15 mil sem pintura e não especifica o local de entrega.

Nesse caso, a cotação do primeiro fornecedor é a única completa.

As outras duas ainda requerem o valor da pintura e a terceira ainda precisa do valor relativo à entrega.

Para resolver esse problema há duas alternativas: assumir o preço indicado pelo fornecedor 1 ou cotar o serviço de maneira separada.

A melhor opção é fazer a cotação da pintura separadamente para ter o valor real.

Assim você consegue optar pela melhor alternativa para o seu negócio.

Caso você prefira assumir o valor indicado pelo fornecedor 1 precisa pensar ainda no preço de entrega. Imagine que é de R$ 7,5 mil. Somando tudo temos:

fornecedor 1 – total de R$ 24 mil;

fornecedor 2 – total de R$ 22 mil;

fornecedor 3 – total de R$ 26,5 mil.

O fornecedor 2, portanto, possui a melhor oferta.

Entendeu por que a cotação de preços e a comparação é importante para a sua empresa?

Leia ainda o post Mapa comparativo de preços: 5 passos para criar um.