Você ainda tem dúvidas sobre a COVID-19, como manter-se protegido e ainda não conseguiu entender como ser produtivo no home office? Então este artigo foi feito para você!

São muitas dúvidas, não é mesmo? Posso adiantar que: nada será como antes, realmente nós precisamos compreender esse cenário e como torná-lo o menos prejudicial possível.

Além de grandes aprendizados sociais, as empresas também precisaram se reinventar à força. E, algumas, sem qualquer planejamento. Afinal, nem nas previsões mais detalhadas poderíamos imaginar uma pandemia desta dimensão, com este potencial de prejudicar não apenas sanitariamente, como financeiramente todo o país.

O Brasil conseguiu, recentemente, ultrapassar o número de mortes de quase todos os países que enfrentaram a pandemia, perdendo apenas para os EUA.

O nível de alerta é realmente alto, principalmente porque o nosso número de infectados bate recordes a cada dia e, portanto, as expectativas sobre o futuro não são nada boas. Veja só:

Uma das formas mais aceitas e eficientes adotadas por países que estão conseguindo sair deste contexto é o isolamento social. Você talvez esteja pensando: mas como fazer isso? Eu preciso trabalhar, produzir e consumir itens de primeira necessidade.

Pensando nisso, nós da IBID decidimos mostrar o cenário atual explicando brevemente sobre as questões sanitárias, maiores dúvidas referente ao COVID e algumas soluções de home office para você, e a sua empresa, conseguirem passar por essa fase mais fortalecidos!

Vamos lá?

O que é COVID-19 e como você pode se proteger?

De acordo com o ministério da saúde “a COVID-19 é uma doença causada pelo coronavírus SARS-CoV-2, que apresenta um quadro clínico que varia de infecções assintomáticas a quadros respiratórios graves.

Coronavírus é uma família de vírus que causam infecções respiratórias. O novo agente do coronavírus foi descoberto em 31/12/19 após casos registrados na China. Provoca a doença chamada de coronavírus (COVID-19).”

Ainda que essa família de vírus já exista há algum tempo, a maior preocupação, hoje, é com a facilidade de transmissão, capacidade máxima do atendimento público abaixo do necessário no pico da curva e debilidade do grupo de risco.

Impactos no sistema de saúde

A questão que citei acima é uma das maiores preocupações de todos os países. Afinal, quanto mais pessoas infectadas, a procura por atendimento será maior, muito superior ao que o sistema de saúde consegue atender. Mesmo em casos relativamente menos graves.

Essa demanda pode causar um colapso no sistema de saúde, impossibilitando que casos graves sejam atendidos com a mesma eficiência. Exatamente por isso que a maioria dos países afetados estabeleceu práticas e métodos de proteção social. Veja abaixo quais são elas:

Práticas e métodos de proteção ao coronavírus

Higienização

Com certeza você já está cansado de saber a importância de higienizar corretamente mãos, roupas e objetos, correto? Mas, para que você tenha todas essas informações em apenas um artigo, vamos relembrar o jeito certo de lavar as mãos, segundo o Doutor Drauzio Varella:

Ah! É importante reiterar, caso esteja na rua, sem a possibilidade de lavar as mãos, passe álcool em gel. E, sempre que sair, higienize todos os seus itens, compras, embalagens, maçanetas, etc.

O que é distanciamento social

O distanciamento social, na verdade, é um dos últimos passos para combater a disseminação da COVID-19, mas também deve ser aplicado para aquelas pessoas que precisam sair de casa, mesmo durante a quarentena. Seja para ir ao mercado, trabalho, ou emergências, em geral. A indicação é de manter uma distância de 1,5- 2 metros em relação a outras pessoas.

O que é isolamento social e quarentena

Chegamos a recomendação principal deste artigo, que aumentou consideravelmente a busca por métodos de como ser produtivo no home office: o isolamento social na quarentena.

A quarentena foi uma das principais recomendações adotadas pelos países afetados, com alguma alteração em relação à flexibilidade. O objetivo é diminuir o contato interpessoal para frear o contágio. Isso inclui o fechamento de escolas, bares, restaurantes, clubes, academias e demais negócios que não sejam de extrema necessidade.

Em São Paulo e no Rio de Janeiro, a quarentena foi decretada no meio de março, com a recomendação de que comércios que não fossem essenciais deveriam ficar fechados por prazo indeterminado. O governador João Doria flexibilizou a quarentena no dia 1.º de junho, e alguns comércios já estão funcionando normalmente.

Mas as medidas variam consideravelmente entre cidades, estados e países. E não são permanentes, afinal, é preciso observar as consequências de cada uma delas.

A Itália estabeleceu quarentena total logo no começo de março e a Espanha seguiu o mesmo caminho, em alguns locais até mesmo os exercícios físicos fora de casa foram proibidos.

Para colaborar com a quarentena, e conseguirmos achatar a curva de contágio, grande parte das empresas decidiram transformar funções presenciais em online. Desta forma, o home office tornou-se um dos melhores caminhos para manter as atividades, sem colocar os trabalhadores, e clientes, em risco.

Mas, como ser produtivo no home office? Afinal, as distrações são as mais variadas possíveis: filhos, animais de estimação, tarefas domésticas, celular, TV, etc.

Para te ajudar a driblar todas essas informações de trabalhar em casa selecionei 5 das melhores dicas de como ser produtivo no home office. Vamos lá?

3 Dicas de como ser produtivo no home office

1 – Estabeleça um cronograma diário

Ter um cronograma diário é uma das principais dicas de como ser produtivo no home office. No escritório, apesar de termos uma agenda para aquele dia, é natural que outras atividades surjam e você tenha que encaixá-las na rotina de trabalho – e algumas até depois do expediente.

Mas, fazer isso no home office pode ser uma grande cilada. Afinal, você precisa programar a sua mente para diferenciar o que é estar em casa trabalhando e o que é estar em casa em horário livre. Acredite, o mais comum é tentarmos resolver muitas coisas durante o dia e no final perceber que nada foi feito direito. O ideal é que, no dia anterior, você liste todos os afazeres domésticos e de trabalho e estabeleça o horário de cada um.

Fique tranquilo se nos primeiros dias você criar expectativas e não conseguir cumpri-las. É um período de adaptação e ressignificação de inúmeras coisas. Mas, comece. Isso fará a diferença.

Ah! E uma dica importante, se você é mais ativo pela manhã, tente colocar as atividades que demandam mais atenção, foco e raciocínio neste período. O ponto positivo do home office é que você pode escolher os próprios horários. Mas, cuidado! Procure não trocar o dia pela noite, ou mudar drasticamente toda sua rotina. Afinal, algumas medidas de quarentena já estão se afrouxando e, logo menos, você terá que voltar a uma rotina quase normal.

2 – Crie o seu espaço de trabalho

Ter um espaço exclusivo para o trabalho é uma dica de como ser mais produtivo no home office que você, provavelmente, vai ler em todos os manuais sobre o assunto. Mas, não são todas as pessoas que podem ter um como exclusivo para transformar em um escritório próprio.

Se você tiver, ótimo! Delimitar a sua área de trabalho, separando-a claramente de todos os outros ambientes é extremamente positivo para minimizar as distrações e sinalizar para os outros moradores que é o seu momento de trabalho.

Mas, caso você não tenha esse espaço, pode improvisar. Encontrei algumas inspirações no blog da MRV Decora que você pode adaptar facilmente na sua casa. Veja só:

Aquele cantinho na sala de estar que você não sabia muito bem o que colocar, pode virar um ótimo escritório. Basta escolher uma mesa de acordo com o espaço e pronto! E aquele espaço na penteadeira ou abaixo da janela do quarto, que você nem imaginava transformar em um escritório particular? Olha só:

Mas cuidado! A cama, o sofá e a TV podem ser distrações muito convidativas. Foco!

3 – Ferramentas

Agora que a sua rotina esta preparada e você tem um espaço tranquilo, chegou a hora de trabalhar!

• Falar com clientes no telefone é praticamente impossível. E o relacionamento com fornecedor, então?
• Mandei um e-mail marcando reunião com a equipe faz três dias, uma resposta e nada mais;
• Que transtorno gerenciar as atividades de cada um dos colaboradores;
• E controlar a agenda? São tantas atividades que é praticamente impossível compreender quais estou esperando feedbacks, quais estão liberadas e quais estão por fazer.

Essas são algumas das maiores reclamações que ouço diariamente sobre o home office. É importante entender que a sua casa não terá a estrutura disponível no escritório, com os equipamentos que facilitam a rotina logística, a comunicação interna e externa. Mas, a empresa pode investir em ferramentas tecnológicas que tornem essa comunicação muito mais eficiente, inclusive remotamente. E, claro, ajude no controle e no monitoramento das atividades.

O compartilhamento em tempo real de dados, informações e atualizações de clientes e fornecedores é imprescindível para tornar reais as dicas de como ser produtivo no home office. Separei abaixo 3 ferramentas que podem te ajudar nestas questões, veja só:

• Trello – Essa é uma ótima ferramenta para controle de tarefas, você pode inserir cartões para cada uma das funções e marcar o responsável por elas. Conforme elas evoluírem o colaborador atualiza com o status e os documentos de cada atividade;
• Slack – O slack é uma ferramenta de troca de mensagens, muito semelhante ao Whatsapp. É possível fazer pequenas reuniões, formar grupos por categorias (setor de compras, gestores, etc.), compartilhar arquivos, fotos e vídeos. Além da troca de mensagens, claro. Essa é uma das dicas de como ser produtivo no home office que impacta diretamente na comunicação interna da empresa.
• Skype, Zoom, Google Hangouts Meet – Estas são algumas das principais ferramentas para reuniões online. Afinal, é importante manter a periodicidade das reuniões, mesmo na quarentena. Isso estimula os colaboradores, tornando-os muitos mais produtivos no home office. Além, é claro, de fazer as atualizações mais complexas e definir estratégias futuras.
• Ferramenta de compras da IBID – Ter um sistema de compras é indispensável para todas as empresas que podem trabalhar de forma remota. Sem a digitalização, automação de etapas, comunicação em tempo real, o setor de compras pode ser ainda mais impactado.

Ficou curioso para saber mais funções da ferramenta de compras da IBID que podem garantir a produtividade da sua equipe e a eficiência neste setor tão crítico? Então, conheça mais um pouco sobre o nosso sistema:

IBID

• Complementamos o seu sistema de ERP e atendemos demandas que ele não é capaz de automatizar. Evitando, assim, o trabalho manual e possíveis falhas operacionais;
• Suporte total para a gestão de fornecedores – Mantenha sua base de fornecedores atualizada e controle todos os documentos necessários para o seu negócio. E desta forma, estabeleça uma comunicação ágil e eficaz com toda a sua rede de parceiros.
• Automatizamos e facilitamos funções do cotidiano de compras para que você possa focar em negociações e redução de custos.
• Business Intelligence – Identifique tendências e antecipe riscos, com a utilização de indicadores de performance (KPIs) focados para a necessidade de suprimentos, além de gráficos interativos.

Como essa ferramenta de compras a sua empresa pode conquistar:

• +40% de economia nos custos operacionais;
• Melhora no monitoramento e análise de métricas e indicadores difíceis;
• Redução média de 10% nos custos de indiretos e serviços

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Ah! Quer receber mais algumas dicas para tornar o ambiente home office mais produtivo? Então, me siga no LinkedIn, separei mais 5 dicas especiais sobre o tema e publicarei por lá!