DESCONEXÃO ENTRE COMPRAS E FINANÇAS: 4 PROBLEMAS COMUNS
Por mais que você trabalhe para evitar essa situação, é comum haver uma desconexão entre compras e finanças. Os dois...
Por mais que você trabalhe para evitar essa situação, é comum haver uma desconexão entre compras e finanças.
Os dois setores devem trabalhar conjuntamente, mas o que ocorre em grande parte das vezes é uma falta de equilíbrio entre eles.
Mas o que causa esse cenário?
Existem alguns problemas comuns que estão diretamente associados e que geram implicações para as compras estratégicas realizadas pela sua empresa.
Quer saber quais são eles?
Confira a seguir:
1. Compras não planejadas
Muitas empresas não trabalham com planejamento.
O resultado são compras urgentes e realizadas fora do que é esperado em questão de programação e organização das finanças.
As chamadas despesas não programadas ocasionam a perda de tempo.
Por outro lado, negociações autorizadas acontecem envolvendo diferentes departamentos e transações.
O que você deve fazer para solucionar essa questão?
A melhor maneira é envolver todos aqueles que participam do processo de compras e incentivar a colaboração.
Se possível, o ideal é implantar um sistema que permita a todos os stakeholders se comunicarem facilmente.
2. Falta de orçamento para as compras
Provavelmente sua empresa não trabalha com um orçamento para as atividades de compra, certo?
A justificativa mais comum para esse contexto é que o setor de finanças não tem competência suficiente para prever um valor necessário para as aquisições.
Além disso, acredita-se que o financeiro não pode fornecer dados valiosos a fim de promover decisões de compra mais inteligentes.
Mas você já parou para pensar que essa é a área de expertise do departamento?
É claro que não é possível prever com exatidão, mas você deve trabalhar com um orçamento.
Porém, é preciso existir um equilíbrio.
As atividades operacionais diárias não podem ser limitadas por regras.
Afinal de contas, sua produção não pode simplesmente parar por falta de matéria-prima, por exemplo.
Por outro lado, o orçamento pode estar alinhado aos gastos reais.
Basta que o setor de compras compartilhe seus relatórios de análise de gastos com o financeiro.
Dessa forma, os dois setores conseguem obter benefícios e ter resultados melhores com a colaboração.
3. Falta de contribuição entre os setores
Se os departamentos financeiro e de compras não cooperarem entre si, o resultado pode ser catastrófico.
De um lado, é difícil avaliar os resultados do desempenho de um fornecedor, porque a parte de finanças não faz sua contribuição.
Por outro lado, sem o setor de compras não se obtém os melhores resultados possíveis em algumas áreas, como melhoria da receita e redução dos gastos com impostos.
A solução para esse problema é fazer com que os colaboradores do financeiro e das compras conversem entre si.
Apesar de essa estratégia ser bastante simples, é a mais efetiva, porque possibilita a verdadeira troca de informação entre as partes.
A consequência dessa interação é a diminuição de erros e o aumento da estabilidade e do crescimento do negócio.
4. Falta de ação por parte da gestão
O último problema está relacionado a problemas de gestão.
É praticamente impossível que o trabalho de gerenciamento controlar a desconexão existente entre compras e finanças.
Isso significa que essa atividade raramente consegue participar no processo de decisão final.
Porém, é importante destacar que o gestor tem a responsabilidade de tomar as ações corretivas necessárias.
Para isso, é preciso compreender que as compras têm um valor estratégico para a organização e isso requer a contribuição do departamento financeiro por meio de reuniões regulares.
Os 4 problemas relacionados neste post mostram que eles são bastante comuns, mas é possível solucioná-los facilmente.
Além de adotar as medidas que indicamos, você também deve apostar em softwares de compras, que ajudam a integrar os departamentos de compras e finanças.
Dessa forma, você nunca mais sofrerá com a desconexão entre compras e finanças e terá resultados ainda melhores para a sua empresa.
Para ampliar seu conhecimento, indicamos o post Software de compras: o que é e por que usar, que vai apresentar tudo o que você precisa saber sobre esse sistema.