Você respeita as normas de ética no setor de compras?

A cadeia de suprimentos e o setor de compras, por completo, costumam abrir espaço para os maiores cortes de custos dentro de uma empresa. Seja ela pública ou privada.

Essa possibilidade de negociação pode abrir espaço para guerras entre lucro e ética. Que, hoje em dia, tem altas chances de comprometer a reputação de uma empresa, por mais que ela seja sólida e preparada em gerenciamento de crises.

E, quanto maior a empresa, mais funcionários e gestores, correto? Isso quer dizer que podem existir muitos interesses e opiniões divergentes.

É fato que os interesses organizacionais sempre devem se sobrepor aos pessoais. Porém, quanto maior e mais complexa é a estrutura da empresa, mais difícil é garantir a efetivação das compras com ética.

Considerando o viés estratégico desse departamento, torna-se essencial realizar aquisições com transparência e de maneira acertada.

Dessa maneira, as negociações são eficazes e asseguram redução de custos, bons preços e aumento da vantagem competitiva.

Agora, você sabe o que é necessário para agir de acordo com a ética? Não?

Calma, este artigo vai lhe ensinar exatamente qual a importância da ética no setor de compras, quais suas reais consequências e como a sua empresa deve lidar com estas questões.

Portanto, vamos entender melhor o que isso representa para a área de Compras neste post.

Vamos lá?

Boa leitura.

O conceito de ética

Estamos acostumados a ouvir falar sobre ética como uma verdade absoluta. Algo que as pessoas que vivem em comunidades, e se relacionam, devem seguir para que a convivência seja possível.

Mas você já parou para pensar o que exatamente é ética?

O Dicionário Michaelis Online define ética como “conjunto de princípios, valores e normas morais e de conduta de um indivíduo ou de grupo social ou de uma sociedade”.

A palavra, que deriva do grego ethos, refere-se aos hábitos dos seres humanos.

Como parte filosófica, a ética trabalha a compreensão de princípios e noções que sustentam a vida individual e a moralidade social.

Já a moral trata do que é aceitável ou não em uma sociedade. Ambas, moral e ética, andam em concordância e podem variar dependendo do cenário cultural daquele ambiente.

Afinal, as punições para quem faltar com a ética ou moralidade, podem ser julgamentos sociais, como boicotes, distanciamentos, etc. Como também punições legais, multas, perdas e, inclusive, processos.

Assim, fica evidente que ser ético é refletir sobre suas ações nos aspectos individuais e coletivos. Seja por consciência ou por receio das punições.

Mas, o que isso tem a ver com as compras feitas por uma empresa?

Bom, toda relação humana precisa seguir as normas da ética, isso inclui transações comerciais. É por meio da ética que se consegue facilitar as decisões e ter uma negociação mais objetiva e transparente.

A relação compras x ética

O setor de Compras precisa tomar diversas decisões para alcançar a eficiência. Cabe a ele conseguir os melhores insumos, fornecedores e preços. Isso demanda uma série de negociações e propostas, de todos os lados.

Leia mais: DEPARTAMENTO DE COMPRAS 10 DICAS DE COMO APRIMORAR.

No entanto, a estruturação da área e a automatização das atividades devem garantir que o discernimento, o caráter e as tomadas de decisão sejam pautados pela ética.

Essa atitude assegura que os interesses organizacionais estejam sempre em primeiro lugar, sobrepondo-se aos pessoais.

Dessa forma, todos sabem o que fazer e atendem os valores da empresa, não de indivíduos particulares. Você consegue perceber que não é só uma questão de ser “bom”, mas também de lucratividade, agilidade e profissionalismo?

Nesse cenário, fica evidente que algumas atitudes são negativas para a empresa e podem ocasionar prejuízos.

Uma delas, por exemplo, é o recebimento de agrados e presentes de fornecedores.

Essa situação pode gerar um sentimento de gratidão ou necessidade de retribuição por parte dos colaboradores, que privilegiam aquele parceiro, mesmo que ele não seja a opção mais adequada.

Mas, então, o que fazer nestes casos?

Nesse cenário, o mais indicado é que a empresa proíba o recebimento desses agrados. Caso haja o recebimento, mesmo assim, existem duas atitudes possíveis:

• Devolver o “presente” com uma carta de agradecimento, de preferência com a assinatura da pessoa a quem o presente foi destinado;
• Para as organizações flexíveis com relação a esse assunto, é fundamental deixar claro que aquele presente não terá retornos no âmbito das negociações e/ou transações realizadas, evitando, portanto, interpretações dúbias.

Veja também: NEGOCIAÇÕES DE COMPRAS : 7 DICAS PARA ALCANÇAR A EXCELÊNCIA.

A importância de um código de ética

Como mencionado anteriormente, podem existir algumas variações nas condutas aceitáveis para empresas em regiões, estados ou países diferentes.

O ideal, no entanto, é que toda organização elabore um código de ética para determinar o que é aceitável. Mesmo que haja um código de ética esperado, é necessário que isso seja documentado para que todos tenham acesso a esta informação.

Você já deve ter notado que “acordos” verbais não garantem cumprimento, e muito menos possibilitam cobranças. Ter um código estabelecido e publicado passa a ser uma norma para toda a equipe.

Exemplos reais

Para facilitar a compreensão vamos a alguns exemplos corriqueiros dentro de um ambiente profissional:

O bom senso define que um almoço de negócios, por exemplo, deve ser feito de forma natural, sendo igualmente dividido entre os participantes para evitar débitos ou créditos que ocasionam cobranças futuras.

Da mesma forma, os fornecedores devem estipular as características dos produtos e formas de pagamento que estão sendo negociados de modo a evitar aplicações de multas e juros.

O ideal é evitar a omissão de detalhes, que podem ser desfavoráveis ao comprador. Você vai notar que a transparência é o braço direito do código de ética das empresas e da sociedade.

Em relação à cotação de preços, indica-se realizar 3 processos para verificar as condições.Porém, muitas vezes, o que se vê, é que os colaboradores do setor de Compras realizam esse procedimento apenas para cumprir o protocolo.

E pior, nesse caso, o fornecedor já foi escolhido e as planilhas são preenchidas com dados fictícios. O que, naturalmente, perde total e completamente a essência – e efetividade – de ter essa norma.

Uma grandiosa falta de ética que pode ocorrer em qualquer empreendimento e que pode gerar prejuízos grandes à organização.

Com o passar do tempo, a agilidade e praticidade dos processos são tidas como prioridade nas empresas modernas. Portanto, se existe um protocolo interno – ou norma, código, etc – é para tornar o processo mais eficiente.

Com o código de ética, assegura-se a adoção de uma conduta correta no dia a dia. Isso quer dizer que as resoluções cotidianas devem seguir o comportamento e idéias que a empresa considera aceitáveis.

Benefícios do Código de Ética no setor de Compras

Você deve ter notado que ter um código de ética deixou de ser uma aplicação apenas “para inglês ver”.

Isso quer dizer, que não se trata apenas de uma conduta de fachada, ele pode trazer benefícios e consequências reais para as empresas, que decidem ou não inserir um código de ética no setor de compras.

Vale ressaltar que o não estabelecimento de um código de ética é prejudicial para a sua empresa interna e externamente. Falaremos sobre isso mais adiante.

Antes vamos ver alguns dos principais benefícios:

Agilidade

Se você acompanha o Blog da IBID há algum tempo, já sabe que alinhar objetivos, metas e aplicações em todos os setores formadores de uma empresa é uma garantia para agilizar processos.

Imagine cinco pessoas puxando um bloco com cinco cordas, uma para cada. Obviamente, se todos andarem para o norte ao invés de cada um para um lado, esse bloco se moverá mais rapidamente, certo?

Essa metáfora pode ser aplicada para os setores (pessoas) de uma empresa. Se todos sabem qual a conduta esperada, caminham da mesma forma para atingir este objetivo.

Profissionalismo

Estabelecer um código de ética que corresponda a moral esperada pelo mercado sinaliza que a sua empresa não é amadora. As transações e interações comerciais estão cada vez mais complexas e ter um código de conduta é indispensável para o processo industrial.

Vale ressaltar que, nas transações internacionais, o quesito profissionalismo é ainda mais decisivo. E um adendo importante, as empresas participantes, ou seja, compradores e vendedores, devem estar cientes do código de ética de ambas.

Satisfação do Cliente

Você já deve ter escutado falar que estamos na Era do Cliente, na qual a satisfação dos compradores tem suma importância no crescimento e manutenção de uma empresa.

Ser transparente em relação às metas, condutas, visões e missões da empresa transmite ao cliente maior confiança. O que, naturalmente, potencializa sua satisfação e possibilidade de fidelização.

Sem contar que o benefício da agilidade no processo também age como fator positivo neste quesito.

Comunicação sem ruídos com o fornecedor

Quando falamos de automação dos setores produtivos, integração e da Indústria 4.0 fica claro que a transparência é uma consequência direta deste movimento atual.

Informações em nuvem, integração entre setores e a agilidade na transmissão de informações tornam a transparência de dados natural e necessária. O que é muito bom para o código de ética no setor de compras.

Afinal, a comunicação clara, honesta e direta passa a ser automática. E esse diálogo é indispensável para minimizar possíveis ruídos na comunicação com o fornecedor.

Quando o posicionamento da empresa é claro – e, principalmente, regular – os fornecedores saberão exatamente onde começa e acaba o limite das negociações e transações.

Veja também: NEGOCIAÇÃO COM FORNECEDORES: 4 DICAS PARA FIRMAR UMA PARCERIA DE MÃO DUPLA.

Garantia da escolha mais eficiente

Atividades anti-éticas dentro do setor de compras abrem portas para relações que extrapolam o âmbito comercial. O setor de compras trabalha com grande parte dos custos de uma empresa, isso significa muito dinheiro e muita responsabilidade.

Como a comunicação com os fornecedores tende a ser a longo prazo, casos de “troca de favores” são muito comuns. Isso faz com que o comprador mantenha um fornecedor mesmo que ele não tenha os melhores preços ou produtos.

As consequências disso é o comprometimento da produtividade e do lucro.

Leia mais: CONTRATOS BASEADOS EM MÃO DE OBRA X CONTRATOS BASEADOS EM RESULTADOS: COMO ESCOLHER?

Exemplo de atividades que não correspondem ao código de ética no setor de compras

A esta altura você já deve estar ciente do que representa a ética no setor de compras, mas quais atitudes são consideradas, realmente, anti-éticas?

Como já mencionamos, a ética esta relacionada ao território no qual a sua empresa esta localizada, paga seus tributos e responde legalmente. Mas algumas atividades são de consenso, veja algumas:

• Suborno

Para empresas familiares este termo pode soar algo específicos das megacorporações, ou coisa de filme policial.

Mas, como mencionado anteriormente, quanto mais desenvolvidas e complexas tornam-se as transações maiores são as responsabilidades e riscos.

E, hoje, o porte da empresa não significa normas e códigos menos ou mais desenvolvidos. Qualquer relação empresarial, no médio ou longo prazo pode estar sujeita a participantes que não correspondam ao código de ética estabelecido na sua empresa.

O suborno, portanto, é mais recorrente do que se imagina.

• Comportamentos internos discrepantes

Quando estabelecemos um código de ética público para todos os membros das equipes, é possível cobrar comportamentos adequados do seu pessoal. Afinal, o que não está claramente proibido é tido como permitido, certo?

Competições internas desleais, informações erradas, decisões pautadas em interesses pessoais são alguns destes comportamentos que destoam do código de ética empresarial.

O código de ética no setor de compras é uma solução formal para evitar que a sua equipe trabalhe em direções diferentes do objetivo, missão e visão da sua empresa.

Existem três fatores essenciais para que esse processo seja eficiente a longo prazo:

• Transparência;
• Integração horizontal e vertical;
• Auditorias internas e externas.

Conclusão

Pronto para inserir um código de ética no setor de compras?

A ideia deste artigo não foi montar um código e sim explicar o que significa ética no setor de compras e quão importante é estabelecer esta conduta dentro da sua empresa.

Vale ressaltar que ética deve existir em todo o contexto de produção, desde compras até o transporte para o cliente final, acompanhamento pós-venda, garantia e soluções de problemas.

As empresas estão hoje em um ambiente extremamente competitivo e digital, no qual tudo é dissipado em tempo real e falhas de conduta podem comprometer o poder de competição da sua empresa.

Mas os gestores precisam estar cientes que o código de ética no setor de compras e em todos os outros precisa ter a prática vistoriada com frequência para garantir sua eficiência no longo prazo.

Portanto, os colaboradores devem passar por treinamentos de reciclagem, que ajudam a lembrar as práticas recomendadas e permitem tirar dúvidas que surgem no desenvolvimento das atividades.

Além da criação e institucionalização de práticas recomendadas e obrigatórias para todos os integrantes e setores.

Esse também é o motivo que exige que o código de ética esteja acessível e visível a todos, para que direcione as ações dos colaboradores.

Desse modo, as condutas éticas são sempre lembradas e praticadas, o que resulta em benefícios para a própria empresa, seus clientes e fornecedores.

E na sua empresa, já são feitas compras com ética?

Ou ainda é preciso melhorar alguns aspectos? Deixe a sua resposta no campo de comentários.