FOLLOW UP DE COMPRAS : COMO FAZER?
Todo departamento de uma empresa precisa ser gerenciado e acompanhado para se obter organização, controle e eficiência das atividades. E...
Todo departamento de uma empresa precisa ser gerenciado e acompanhado para se obter organização, controle e eficiência das atividades.
E quando falamos em departamento de compras, também não é diferente.
Afinal, é preciso manter um fluxo contínuo de mercadorias/produtos/matéria-prima, sempre fazendo o follow up de compras, para que todo o processo de produção e comercialização ocorra conforme o esperado.
O “follow-up” serve para avaliar, controlar e planejar toda tomada de decisão dentro do setor de compras.
Se você ainda não está familiarizado com esse termo e a sua prática, acompanhe o nosso post e entenda como sua empresa pode ter benefícios.
O que é o Follow Up?
O Follow Up (abreviação FUP) é uma expressão em inglês que significa “acompanhar”, ou seja, é realizar o acompanhamento de determinada tarefa.
Na área dos negócios, o termo Follow Up é muito utilizado, principalmente pelas áreas comerciais e de compras.
Realizar o Follow Up na área de compras é, basicamente, acompanhar todos os processos que estão envolvidos dentro desta atividade, que vão desde o contato com fornecedores, até a entrega dos produtos.
O Follow Up de compras é uma tarefa fundamental dentro das empresas, pois, através deste acompanhamento, é possível manter o fluxo contínuo de mercadorias sem que haja atrasos, falta de determinado produto para a comercialização ou de matéria-prima para fabricação.
Como resultado, é possível dar continuidade aos processos para que eles sejam realizados da maneira mais eficiente para o negócio.
Como fazer o Follow Up de compras?
Nas empresas, o Follow Up de compras geralmente é realizado por um ou mais responsáveis do setor que possuem a missão de acompanhar cada processo ligado à atividade de compras por meio do diligenciamento.
O processo de Follow Up pode ser realizado para prevenir ou corrigir atrasos nas entregas.
Por isso, dividimos essa prática em dois tipos:
Follow Up preventivo: tem a finalidade de evitar os atrasos na entrega dos produtos, serviços ou materiais que foram encomendados aos fornecedores;
Follow Up corretivo: para evitar que atrasos já existentes sejam mais longos do que deveriam, a fim de evitar problemas com o estoque da empresa.
Dicas para fazer Follow Up no setor de Compras
Realize visitas periódicas
As visitas periódicas aos fornecedores permitem que a empresa saiba detalhadamente qual é a situação, seja de montagem ou fabricação do seu produto.
Durante a visita, será possível avaliar os seguintes pontos:
- Infraestrutura do fornecedor;
- Padrões de qualidade;
- Armazenagem;
- Montagem ou produção.
Mantenha o contato
O acompanhamento das compras também pode ser realizado via telefonemas, para saber como anda o status do material ou produto, antecipar pedidos e outros.
Outra maneira de acompanhar a sua compra é por meio de e-mail, fax entre outros.
Porém, esses modelos de contato tornam-se mais recomendados quando já foram realizadas visitas e contatos telefônicos.
Vale lembrar que, muitas vezes, a resposta pode demorar dependendo da disponibilidade do fornecedor em responder a um e-mail, por exemplo.
Deste modo, o contato mais direto pode ser mais eficiente para o Follow Up, principalmente quando há urgência nas entregas dos produtos ou materiais.
Automatize processos
Diversos processos devem ser realizados pelo setor de compras até que o produto ou matéria-prima adquirido sejam entregues à empresa.
Atualmente, boa parte desses processos podem ser automatizados por meio de ferramentas que facilitam a gestão e o acompanhamento das atividades de compras, como, por exemplo, o uso de um Software de E-Procurement.
Os softwares de e-procurement são plataformas que tem como objetivo auxiliar cada estágio do processo de compras, que vão desde a solicitação até o pagamento de fornecedores.
Assim, por meio desta ferramenta, o acompanhamento e o gerenciamento do setor de compras pode ser realizado de maneira mais eficiente, segura e rápida.
Nós da IBID podemos ajudar a sua empresa a criar e administrar o seu follow UP de compras com maior agilidade e eficiência.
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E você, já realiza follow up em seu setor de compras?
Que tal automatizar esta tarefa e ganhar mais agilidade e precisão?