Você já ouviu falar na Matriz GUT?

Matrizes estratégicas já são usadas há algum tempo, um exemplo é a Matriz Swot.

Geralmente estas matrizes servem para que você possa visualizar as questões de forma mais matemática antes de traçar estratégias. Desta forma as ideias subjetivas podem ser enumeradas e classificadas com notas e prioridades.

Tornando o processo, portanto, mais objetivo.

Complicado?

Na verdade, é muito mais simples do que parece.

A Matriz Gut torna-se mais fácil quando posta em prática. Naturalmente, a etapa estratégica do processo produtivo é uma das mais complexas dentro de uma empresa. Afinal, muitas questões são baseadas em expectativas.

Utilizar ferramentas que facilitem ou agilizem é sempre uma boa indicação. Mas, não se engane, por mais desenvolvidas que sejam as ferramentas, a elaboração das estratégias ainda é uma atividade exclusivamente humana.

Mas facilitadores podem aumentar as chances de eficiência e aplicabilidade dos projetos. Assim como os simuladores, Big Data e IOT, entre outros.

Leia mais: Link INDÚSTRIA 4.0 E AS OPORTUNIDADES PARA ÁREA DE SUPRIMENTOS ou GUIA COMPLETO: FERRAMENTAS DA INDÚSTRIA 4.0 – GANHOS E CUIDADOS!

Neste artigo você vai entender tudo o que precisa para começar a usar a Matriz Gut hoje! Com elas os gestores vão conseguir elencar os pontos de maior importância dentre os problemas apresentados e saber exatamente qual deve receber atenção prioritária.

A ideia é fornecer a você um Guia Completo, desde o significado dos componentes até um passo a passo da montagem da Matriz Gut.

Vamos lá?

Boa leitura!

O que é a Matriz Gut

A Matriz Gut é uma ferramenta que permite priorizar os problemas conforme a gravidade, urgência e tendência de cada um deles. Assim, é possível tratá-los.

Vale ressaltar que a Matriz Gut, assim como a Swot, pode ser utilizada em diversos cenários. Como, por exemplo:

• Processos logísticos;
• Decisões relacionadas a finanças pessoais;
• Estratégias de Marketing, Financeiro, Vendas e Compras;
• Entre outros.

Veja também: SWOT CRUZADA: O QUE É E COMO APLICAR ESSA ESTRATÉGIA NO SEU NEGÓCIO.

A finalidade é trazer mais eficiência aos processos e traçar estratégias que possibilitam solucionar os problemas que podem ocasionar mais prejuízos à Supply Chain.

Porém, para alcançar esse objetivo é necessário analisar as situações e definir ações corretivas e preventivas.

A Matriz GUT foi desenvolvida em 1981 por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, especialistas em questões organizacionais.

A ferramenta tem como objetivo priorizar de forma racional as ações de tomada de decisão dentro da empresa. Para isso, ela trabalha com três variáveis:

• Gravidade (G) – a intensidade do prejuízo ou dano decorrente de uma ação.
• Urgência (U) – o tempo disponível para a solução do problema, evitando ou minimizando o dano.
• Tendência (T) – o comportamento (melhora ou piora) do problema com o decorrer do tempo.

A aplicação da ferramenta dá ao gestor a orientação sobre o que deve ser feito primeiro, por que e por onde começar.

Dessa forma, ele tem condições de alocar recursos humanos e materiais de acordo com a necessidade.

A Matriz GUT dá apoio à concepção de planejamento estratégico, é aplicável na classificação de temas diversos, como mencionamos acima, e pode ser empregada na organização de tarefas com prazo rígido de entrega.

O conceito de Matriz GUT

Essa metodologia auxilia nas tomadas de decisão estratégicas, de acordo com a definição do que é mais grave, urgente ou tendência.

Leia mais: TEORIA DOS JOGOS EM COMPRAS: QUAIS AS VANTAGENS?

Cada classificação é feita com uma pontuação de 1 a 5. Entenda o que significa cada um destes pilares e como esse ranking funciona:

Gravidade

A categorização da gravidade, dentro da Matriz Gut, é embasada pelos impactos que podem surgir do problema, se ele não for resolvido.

Afinal, uma situação ruim pode gerar insatisfação nos clientes e ocasionar prejuízos à reputação, por exemplo.

Vale ratificar que os problemas podem ser de quaisquer áreas do processo produtivo, entrega, fornecedores, etc. Toda etapa que demande tomada de decisão por parte dos gestores.

A gravidade, portanto, pode ser relacionada a reflexos financeiros, de imagem, conduta ou físicos para a empresa.

A pontuação segue a classificação:

• 1 – Sem gravidade;
• 2 – Pouco grave;
• 3 – Grave;
• 4 – Muito grave;
• 5 – Extremamente grave.

Urgência

Esse item está relacionado ao tempo despendido para resolver o problema. Isso quer dizer, quanto menos tempo você tiver para tratar tal problema, maior a urgência por resoluções.

Alguns exemplos desse tipo de situação são as que envolvem a satisfação dos clientes ou as alterações em sistemas por conta de modificações na legislação.

A pontuação deve seguir os critérios:

• 1 – Pode aguardar;
• 2 – Pouco urgente;
• 3 – Urgente, requer atenção em curto prazo;
• 4 – Muito urgente;
• 5 – Exige intervenção imediata.

Tendência

A última classificação se refere ao reflexo que a solução do problema terá.

O objetivo é responder à seguinte pergunta: como a complexidade do problema ficará, se não for resolvido com eficácia?

A pontuação deve ser condizente com as seguintes medidas:

• 1 – Não mudará;
• 2 – Piorará no longo prazo;
• 3 – Piorará em médio prazo;
• 4 – Piorará em curto prazo;
• 5 – Piorará rapidamente.

Portanto, a tendência trata do quão prejudicial para a empresa será a demora por solucionar tal questão.

As vantagens da Matriz GUT para a logística

Essa metodologia permite analisar qualitativa e quantitativamente os dados para definir as prioridades e traçar ações corretivas e preventivas para eliminar ou reduzir os problemas identificados.

Quando aplicada à logística, a ideia é correlacionar essa questão a outros fatores, como gasto, utilidade e tempo; governabilidade, impacto e oportunidade, etc.

Assim, é possível perceber o nível de impacto das ações sobre os stakeholders e os possíveis prejuízos ao seu negócio.

Outra vantagem é que a Matriz GUT pode ser complementada pela Matriz SWOT e pela 5 Forças de Porter.

Assim, é possível formular estratégias precisas, e definir e priorizar propostas de projetos e investimentos.

Além disso, há mais 5 benefícios:

• Alocação apropriada de recursos, de acordo com a necessidade mais urgente da supply chain;
• Contribuição para a formulação de um planejamento estratégico;
• Implementação facilitada;
• Uso para classificação de diferentes tópicos;
• Utilidade para o planejamento de atividades que devem ser executadas em determinado período de tempo.

Como montar a Matriz GUT e a aplicação aos processos logísticos

Bom, a esta altura você sabe toda a parte teórica da Matriz Gut, mas como ela realmente funciona na prática?

Vamos ao Passo a Passo de como montar a Matriz Gut!

O gestor cotidianamente enfrenta a situação crítica de definir prioridades. Há um vasto leque de ações a ser implementado, mas por onde começar?

Quais critérios utilizar na análise?

Como reduzir o risco de crise?

Tais obstáculos podem ser superados com o uso da Matriz GUT, uma ferramenta de administração eficiente e de fácil aplicação.

Para colocá-la em prática, é simples. Basta seguir apenas quatro etapas, que explicaremos a seguir:

Etapa 1 – Listagem dos problemas

Essa etapa envolve os aspectos relacionados às atividades que precisam ser analisadas.

A avaliação deve partir dos três aspectos da matriz (gravidade, urgência e tendência), sendo que os problemas devem ser detalhados.

Especifique o máximo possível para evitar informações ambíguas e interpretações inadequadas.

Liste todos os problemas que devem receber atenção da equipe.

Esta primeira etapa demanda bastante pensamento crítico e análise dos fatos por parte dos gestores. A dica é fazer uma lista sincera e analítica, pautada nos resultados e indicadores.

Outro ponto que não pode ser ignorado é a avaliação dos grandes e pequenos concorrentes. Mais tarde você irá compreender que esta lista vai ser essencial para o crescimento e solidificação da empresa.

Etapa 2 – Pontuação dos problemas

Nesse momento, os problemas devem ser classificados e receber uma pontuação. O objetivo é ter o grau de prioridade de cada situação.

Na última etapa você vai saber como esta pontuação é essencial na matemática por trás da tomada de decisões.

Atribua pontos (notas) a cada item em análise, levando em conta a gravidade do dano (G), o tempo (U) para tomada de decisão e as possíveis consequências (T).

A pontuação para cada item (G, U, T) vai de 1 a 5, expressando, de forma crescente, os graus de complexidade. Eis os parâmetros de classificação:

G=1 → Sem gravidade (dano mínimo);

G=2 → Pouco grave (dano médio);

G=3 → Grave (dano regular);

G=4 → Muito grave (grande dano);

G=5 → Extremamente grave (dano gravíssimo).

U=1 → Longuíssimo prazo (a partir de dois meses) e não há pressa;

U=2 → Longo prazo (um mês), podendo esperar;

U=3 → Prazo médio (15 dias), atuar o mais rápido possível;

U=4 → Prazo curto (7 dias), atuar com urgência;

U=5 → Imediatamente (problema está ocorrendo), atuar instantaneamente.

T=1 → O problema desaparece ou não se agrava;

T=2 → O problema tende a piorar no longo prazo;

T=3 → O problema permanece ou tende a piorar no médio prazo;

T=4 → O problema aumenta ou vai piorar no curto prazo;

T=5 → O problema piora rapidamente e oferece grande risco.

Etapa 3 – Classificação dos problemas

A finalidade, aqui, é elaborar um plano de ação que leve em conta os aspectos da matriz e a categorização dos problemas.

Para ser mais eficiente em sua decisão, analise os fatores isoladamente, conforme sua relevância e particularidades.

Classifique cada problema a partir da pontuação.

O cálculo é feito a partir da multiplicação dos valores de cada variável (G x U x T).

A prioridade se estabelece a partir da maior pontuação para a menor. Por exemplo:

Segundo os três exemplos de problemas, temos os seguintes resultados:

Problema 1 = 3 x 3 x 4 = 36

Problema 2 = 3 x 3 x 2 = 18

Problema 3 = 5 x 5 x 4 = 100

O problema de mais relevância, portanto, é o terceiro: Aumento do número de contratos cancelados.

Você pode pensar, mas e se a tabela me mostrasse dois, ou mais, problemas com urgência 5? Ou se tivéssemos a seguinte distribuição:

Problema 1 = 3 x 5 x 3 = 45

Problema 3 = 5 x 4 x 4 = 80

Você deveria priorizar o de maior urgência, problema 1, ao invés do 3?

Não!

O total da multiplicação é o fator de guia para a tomada de decisões e não um ponto específico, seja ele urgência, gravidade ou tendência. Portanto, a ideia não é comparar item por item, e sim o resultado.

A Matriz Gut é um conjunto, porque senão poderíamos apenas ponderar o fator de nosso interesse, ou que achamos ser mais relevante. E a tomada de decisões continuaria com alicerces subjetivos.

Etapa 4 – Decisões

Defina as ações estratégicas para eliminação dos problemas, de acordo com as prioridades apontadas pela Matriz GUT.

O cenário ideal para aplicação da Matriz GUT prevê a participação do maior número de funcionários, pelos menos, nas três primeiras etapas.

Um conjunto ampliado de pessoas consegue identificar com maior exatidão os diversos ângulos de um problema.

Dicas

A esta altura você já possui todos os principais conhecimentos para montar uma Matriz Gut, mas é preciso ter alguns cuidados. Dê uma olhada na lista de dicas que montamos para facilitar a inserção dessa matriz na sua tomada de decisões.

• Peça ajuda a equipe e gestores nas três primeiras etapas do processo. Dar notas e ranquear os problemas não deve ser algo subjetivo ou com o viés. Pessoas que tem interesse direto na resolução daquele determinado problema podem encará-lo como prioritário.
• Monte, primeiramente, uma matriz GUT com problemas de naturezas semelhantes. Posteriormente, caso seja necessário, faça o ranqueamento com questões de outras etapas ou setores. Isso facilita no momento de pontuar cada item.
• A capacitação da equipe de estratégia é fundamental. Como falamos no começo, a matriz GUT não cria estratégias, e sim corrobora para uma maior eficiência destas. Ter um equipe com visão, experiência e capacidade continua sendo indispensável.

Conclusão

Familiarizado com a Matriz GUT?

Tenho certeza que sim!

Neste texto você pôde compreender a parte teórica e prática da Matriz Gut. Ela é formada, portanto, por três pilares que dão o nome da matriz:

• Gravidade (G);
• Urgência (U);
• Tendência (T).

Os pilares são itens a serem avaliados em cada um dos problemas levantados. E devem receber uma classificação de 1 a 5, como explicado no começo deste artigo.

A multiplicação dos três fatores é que vai possibilitar que os gestores façam o ranqueamento com aqueles problemas que devem ter preferencia na tomada de decisões.

Como você já sabe, a etapa de tomada de decisões de uma empresa é fundamental para todo o processo produtivo. Matrizes, ferramentas e programas que facilitam, agilizam ou otimizam essa fase garantem maior eficiência na criação de estratégias.

Tenho certeza que você vai perceber que a Matriz Gut pode ser usada em qualquer processo que demande decisões e estratégias, e os benefícios são realmente concretos.

Agora é só colocá-la em prática!

Você já utiliza essa ferramenta na sua empresa ou vida pessoal?

Compartilhe nos comentários suas experiências e dúvidas referente a Matriz Gut.