A padronização do catálogo de compras pode trazer benefícios substanciais para empresas de todos os portes?

Introdução

A ideia de padronizar já é amplamente usada em muitos setores do mercado. Desde politicas e estratégias governamentais até o setor de compras da microempresa.

Mas, infelizmente, muitos gestores possuem dúvidas se este mecanismo de produção é realmente eficiente para a sua empresa. Como que a padronização do catálogo de compras pode aumentar a lucratividade, por exemplo?

Se pensarmos no início da industrialização podemos notar como padronizar a produção foi, ao mesmo tempo, uma consequência e a causa do aumento de produção.

Afinal, para conseguir criar configurações foi necessário elaborar uma estratégia unificadora. Na qual fosse possível inserir informações em uma máquina e fazê-la trabalhar de forma automática e sincronizada.

Configurar máquinas para seguir um padrão fez com que os produtos chegassem ao final do processo com as mesmas características, peso, tamanho, cor, etc. Desta forma o processo produtivo tornou-se menos falho e custoso.

Além, é claro, do tempo de produção diminuir e a qualidade dos produtos aumentar.

Mas será que a padronização do catálogo de compras também possibilita a otimização do processo produtivo? E como implementar padrões no seu setor de compras?

Montamos um Guia básico sobre a padronização do catálogo de compras, com os benefícios, cuidados e um passo a passo de como inserir essa estratégia no setor de compras.

Mas vale ressaltar que a padronização não é benéfica apenas no setor de compras. Muito pelo contrário, os benefícios são amplos e podem abranger todo o sistema produtivo.

Boa leitura!

O que é a Padronização do Catálogo de Compras?

O termo padronização quer dizer criar um padrão que será reproduzido, ou seja, uma fórmula. Como se o gestor de compras conseguisse criar um molde para ser usado sempre que algum insumo ou suprimento fosse comprado.

Ou seja, normalizar – tornar normal – algo que já foi testado e funcionou para a empresa.

Portanto, a padronização do catálogo de compras nada mais é que um conjunto de normas que devem ser reproduzidas por máquinas ou pessoas com a finalidade de que o processo seja uniformizado.

Essa ideia, como mencionado anteriormente, já era utilizada na Revolução Industrial. Com a Indústria 4.0 e a tecnologia cada vez mais operante a padronização tornou-se mais necessária.

Afinal, o princípio básico da configuração, seja ela de softwares, robôs ou simuladores, é criar padrões que sirvam de referência para práticas e trabalhos repetitivos.

Possibilitando, desta forma, a reprodução automática do processo.

A ideia da padronização do catálogo de compras, portanto, é automatizar, através da análise de indicadores, o processo de compras.

Mas, afinal, quais são os benefícios reais da padronização do catálogo de compras para a sua empresa?

Quais os benefícios da padronização?

De maneira geral, criar padrões foi um dos responsáveis por aumentar a qualidade dos produtos no pós-Revolução Industrial.

Para entender basta imaginar que você tenha que criar 6 carros, desde a carcaça, a parte mecânica até a elétrica. Depois de produzir o primeiro, manualmente, sem padronagem, você o coloca a venda e parte para o próximo.

Quais são as reais chances de conseguir montar um segundo carro exatamente igual ao primeiro sem seguir um padrão?

Imagine pela ótica dos funcionários, do gestor e dos clientes. Não é possível, e tão pouco racional, seguir processos produtivos sem criar e reproduzir uma fórmula. Por que então essa padronização do catálogo de compras não seria benéfica?

Bom, vamos ver alguns dos benefícios reais desse mecanismo.

Otimizar Tempo

A ideia de inserir padrões na indústria é um legado da Revolução Industrial. As principais funções da padronização são: Agilizar e igualar.

Quando existe um molde a produção pode ocorrer de forma automática e independente da criação. Portanto, o setor que cria o modelo delega a parte da produção para a área que lhe é responsabilidade e só volta a atuar nos testes e reavaliações.

Isso agiliza e otimiza o tempo de atividade de todos os setores.

Potencializar os Resultados

Naturalmente, quando se tem uma equipe que se torna especializada a qualidade dos resultados passa a ser superior. Afinal, focar é sempre o melhor caminho para competir com as maiores e melhores empresas do setor.

Acesse o post 5 DICAS PARA APRIMORAR OS RESULTADOS DE SEU SETOR DE COMPRAS para saber mais sobre este assunto.

Aumentar a Qualidade

O processo de padronização do catálogo de compras ocorre ao analisar as estratégias e dados e, desta forma, traçar moldes para as futuras ações. A modelagem – ou padrão – só é formado com decisões assertivas.

Isso quer dizer que a padronização analisa resultados negativos e positivos para compreender quais fatores são, de fato, melhores para a empresa.

Portanto, falhas e erros podem ser evitados não apenas no setor de compras como no restante do processo produtivo. O que, naturalmente, aumenta a qualidade do produto e da produção.

Tornar a empresa independente

Este é um benefício que fica ainda mais palpável analisando micro e pequenas empresas. Imagine que o funcionário de uma empresa do setor alimentício responsável pelo contato com fornecedores ficou doente e precisa se ausentar por 3 meses.

Se a empresa não possuir uma padronização do catálogo de compras como a pessoa que o substituirá saberá fazer esse contato e garantir as melhores ofertas, prazos e produtos?

Mas, se o gestor da empresa investiu na padronagem, o substituto temporário terá o trabalho apenas de entender os padrões e colocá-los em prática. Dessa forma o setor de compras torna-se independente de um único funcionário.

A empresa pode ter os mesmos níveis de produção e de qualidade mesmo que funcionários importantes não estejam presentes.

Facilitar a Compreensão

Utilizar padrões para melhorar a compreensão de processos não é algo exclusivo do setor de compras ou do meio industrial.

Essa ferramenta é utilizada para análises econômicas, programação, estatística, etc.

Nestes casos acima os padrões são naturais e posteriormente utilizados para melhorar a compreensão a fim de criar estratégias e fórmulas. No caso da padronização do catálogo de compras a compreensão melhora tanto na visão dos clientes quanto dos fornecedores.

Dos Clientes

O setor de compras é um dos processos existentes na cadeia produtiva. Ao padronizar o catálogo, naturalmente, as etapas seguintes terão produtos de qualidade e características semelhantes.

Isso torna mais fácil a compreensão dos clientes em relação ao produto, valores e objetivos da empresa.

Dos Fornecedores

Este é um dos benefícios com maior peso no setor de compras. A compreensão dos fornecedores como agentes passivos e ativos.

Durante o processo de padronização do catálogo de compras focado nos fornecedores a parte da pesquisa é fundamental. Neste caso, portanto, os fornecedores são agentes passivos, sujeitos à análise pelo setor de compras.

O indicado é que o gestor estratégico elenque os principais fornecedores e abra o diálogo a respeito de parcerias e objetivos. Ao comparar os competidores torna-se mais fácil negociar valores.

Leia mais: NEGOCIAÇÕES DE COMPRAS : 7 DICAS PARA ALCANÇAR A EXCELÊNCIA.

Já, no papel de agentes ativos, os fornecedores podem, através desta competição, compreender o que a empresa realmente procura. Se houver interesse de parceria a longo prazo todos ganham, win-win.

Portanto, a padronização do catálogo de compras torna-se benéfica logo no primeiro passo do processo. Tanto para a empresa, quanto para os fornecedores.

Transparência Corporativa

A padronização funciona em muitos processos como uma ferramenta de transparência corporativa. O ISO 9000 é um exemplo bastante significativo deste beneficio.

O Iso 9001 já foi um assunto abordado pelo IBID, saiba mais sobre o assunto: A IMPORTÂNCIA DA ISO 9001 PARA A SUA EMPRESA.

Ao estabelecer normas de produção, auditoria e qualidade a empresa sinaliza mais confiança ao mercado. No caso da padronização do catálogo de compras, a sinalização não precisa ser externa.

Basta que os setores tenham esta integração e saibam que existem padrões específicos em cada processo. Isso garante não apenas a confiança interna como também a transparência entre os gestores.

Reduzir Gastos

Quando citamos potencializar resultados como um dos benefícios, naturalmente estamos ponderando entre custos e recebimentos, certo?

Mas o benefício de reduzir os gastos com a padronização do catálogo de compras deve ser ressaltado. Afinal, quando construímos um modelo de ação através de testes e análises a taxa de desperdício pode cair consideravelmente.

Afinal, o gestor estratégico, com a análise do processo produtivo, pode mensurar mais adequadamente a alocação de insumos e recursos. Evitando, assim, erros de cálculos e pedidos abaixo ou acima do ideal.

Sem contar, é claro, que a padronização evita o retrabalho e a utilização de pessoal em processos manuais e repetitivos.

Cuidados

Como você deve ter notado neste texto, a padronização do catálogo de compras e de toda a empresa pode trazer inúmeros benefícios para os gestores, funcionários e clientes. Mas existem alguns pontos que merecem atenção especial.

Afinal, a normalização (tornar normal) e a normatização (tornar norma) são duas estratégias fundamentais na padronização. Entretanto, existe uma confusão a respeito da cronologia do processo de padronização.

Outra questão também se dá em relação a prática do sistema. Dúvidas como estas podem tornar a padronização menos eficiente.

Veja abaixo quais os cuidados essenciais no processo de inserir a padronização no catálogo de compras:

Padronização não deve ser algo engessado

É essencial enfatizar que padronizar o catálogo de compras não significa criar moldes permanentes e engessados. A equipe de estratégia deve estar sempre atenta às tendências do setor.

Afinal, novas estratégias surgem no mercado diariamente, tanto nacionalmente, quanto no âmbito global.

E, para que a padronização continue potencializando os resultados, é fundamental adequar os moldes aos cenários e às ferramentas atuais.

Isso quer dizer que a equipe de estratégia deve acompanhar os resultados e procurar meios de usar as oportunidades externas para tonar a padronização mais eficiente.

Portanto, é extremamente normal e indicado que padrões se alterem ao longo do tempo.

Saiba mais sobre aproveitar as oportunidades: TEORIA DOS JOGOS EM COMPRAS: QUAIS AS VANTAGENS?

A prática antecede a padronização

Este cuidado é uma consequência direta do item anterior. Alguns gestores acreditam que copiar um padrão e inseri-lo na sua empresa é a melhor opção – e a mais em conta.

Mas não é aconselhável criar um padrão sem saber o que realmente ocorre na prática da sua empresa.

Portanto, o setor de compras precisa analisar o histórico e os resultados do processo, compará-los com o que os outros concorrentes estão fazendo para só então padronizar o catálogo de compras.

Entender que a padronização do catálogo de compras deve fazer parte de um processo

O objetivo deste artigo é focar na padronização do catálogo de compras. Mas, isso não quer dizer que este é o único setor que demanda padronização.

É imprescindível que todo o processo produtivo seja padronizado para garantir a qualidade, menor índice de falhas e potencializar os resultados.

Ser de fácil compreensão e aplicabilidade

Os padrões, em todos os casos, servem como facilitadores. Não faz sentido, portanto, que eles sejam complexos e indecifráveis. A equipe responsável pela análise de informações e desenvolvimento dos padrões precisa pensar na aplicabilidade desta estratégia.

Afinal, o objetivo é conseguir replicar e ser usado até mesmo por aqueles que não conhecem, ainda, o processo de compras. Como, por exemplo, substitutos e novos funcionários.

Como aplicar a padronização do catálogo de compras?

A padronização do catálogo de compras é um processo bastante utilizado pelo setor público. Afinal, otimizar tempo e evitar desperdícios são dois dos itens que são – ou deveriam ser – de extrema importância.

Existem, portanto, diversos estudos à respeito de como implementar a padronização no setor de compras das prefeituras, dos estados e da União.

Montamos um passo a passo de como padronizar o catálogo de compras baseado no setor público mas atualizado para as empresas privadas.

Veja como começar essa inserção:

Passo 1: Identificar os itens que serão padronizados

Este é um passo fundamental para grandes empresas. É natural que existam algumas compras sazonais, nem todos os insumos, suprimentos e serviços são comprados rotineiramente.

A ideia é identificar quais são os itens com alta recorrência no processo de compras. Isso, como mencionado, inclui serviços e produtos. Quanto maior a quantidade de itens selecionados mais abrangente será esta padronização.

Mas incluir itens que não apareçam na maioria das compras realizadas vai tornar a padronização complexa e com baixa utilidade.

Passo 2: Analisar o processo de compras

Depois de visualizar quais produtos e serviços são mais recorrentes é o momento de compreender o processo de compras. O gestor deve ficar atento a quantidade de cada insumo, tempo de duração, fornecedor e valores.

Este passo é essencial para que um modelo pré-moldado não seja inserido na padronização do catálogo de compras de forma a tornas o processo ineficiente.

Conhecer as particularidades da empresa vai garantir a potencialização dos resultados.

Passo 3: Montar uma planilha

O terceiro passo é elencar todas essas informações em uma ferramenta ou planilha. Caso você decida pela planilha, nomear as colunas vai facilitar a montagem, análise e repasse da estratégia.

É aqui que as alterações serão feitas no decorrer do tempo. Afinal, como mencionado, a padronização não deve congelar a estratégia de compras. Muito pelo contrário, acompanhar as tendências continua sendo vital para a empresa.

Passo 4: Criar ou absorver um padrão

Depois destes três passos torna-se mais simples visualizar o comportamento das informações do setor. Desta forma a equipe de estratégia pode criar ou absorver uma padronização do catálogo de compras.

Logo acima, foi mencionado a análise do processo de compras, mas isso não quer dizer que padrões estabelecidos pelas grandes empresas ou concorrente não sejam úteis.

Os moldes podem ser ajustados para o porte da empresa, fornecedores e recorrência dos pedidos.

Passo 5: Fazer Cadastro em um Sistema Integrado

Por fim o quinto e último passo: integração.

Como você já sabe o sistema de padronização não deve ser exclusivo do setor de compras. O ideal é que a empresa padronize todo o processo produtivo, afinal, reduzir custos e potencializar resultados são itens bem-vindos em todos os setores.

Hoje, existem no mercado diversos sistemas que integram toda a empresa, como o ERP, por exemplo. A ideia de colocar as informações coletadas neste sistema já é um processo natural para muitos gestores.

E o objetivo central desta etapa é sincronizar todas as fases que cada produto percorre. A integração facilita o diálogo e o controle entre os responsáveis por cada etapa.

Saiba mais: INTEGRAÇÃO ENTRE O ERP E A AUTOMAÇÃO DE COMPRAS: POR QUE APLICAR NA SUA EMPRESA?

Conclusão

A compra de insumos e suprimentos deve receber a mesma atenção que o processo final de venda. Muitos empreendedores focam em aumentar o faturamento através de novos clientes e maior quantidade de conversões, mas se esquecem do corpo e raiz do processo.

Potencializar resultados é uma somatória que inclui a alocação correta de insumos, equipe capacitada, pesquisa e, por fim, um setor de vendas eficiente.

A padronização do catálogo de compras é um primeiro passo fundamental para resultados mais satisfatórios. Dentre os benefícios citados neste artigo, temos:

• Otimização do tempo;
• Independência corporativa;
• Controle dos insumos e serviços utilizados;
• Minimização das falhas;
• Transparência;
• Maior compreensão dos objetivos, por parte dos fornecedores, clientes e equipe;
• Evitar o retrabalho;
• Facilitar e otimizar as negociações.
• Dentre outros.

O processo de inserção de padrões, como visto, não é algo mecânico. Para que seja possível replicar estratégias é fundamental que existe uma equipe para analisar, acompanhar os indicadores, testar e fazer reajustes.

Afinal, a padronização não é algo engessado e teórico. É fundamental que os gestores acompanhem as tendências e façam as renovações necessárias de tempos em tempos.

Outro ponto fundamental para otimizar os resultados é englobar todos os setores nesta visão de padronagem. Todo o processo produtivo pode inserir, criar e replicar padrões e normas.

Desta forma a integração torna-se não apenas um instrumento de transparência como também de eficiência para as estratégias da empresa.

Pronto para tornar o processo de compras mais inteligente?

Caso tenha alguma dúvida sobre como inserir a padronização do catálogo de compras deixe nos comentários abaixo.