HOMOLOGAÇÃO DE FORNECEDORES: COMO AVALIAR E TER MAIS EFICIÊNCIA?
Você tem problemas com a homologação de fornecedores? Esse processo é importante para que a sua empresa não sofra com...
Você tem problemas com a homologação de fornecedores?
Esse processo é importante para que a sua empresa não sofra com a falta de mercadorias e produtos e também para evitar imprevistos.
Mas como esse procedimento deve ser realizado?
Neste post, você vai entender exatamente o que deve considerar durante a validação de um fornecedor para que sejam atendidos os critérios financeiros, fiscais, trabalhistas e socioambientais.
O que é a homologação de fornecedores?
Esse processo indica a aprovação de um fornecedor para que ele comece a fornecer matérias-primas, mercadorias e/ou produtos para a sua empresa.
Como a produção ou a venda do produto depende diretamente do fornecedor, essa validação tem relação total com a qualidade e a produtividade.
Por meio desse procedimento, é possível reduzir os gastos relacionados à inspeção, bem como aumentar a confiabilidade e a segurança e ter um melhor relacionamento com os fornecedores.
A partir disso, a chance de ocorrerem riscos e problemas no processo de compras é menor.
Como funciona a homologação de fornecedores?
Para que um fornecedor seja considerado válido, ele deve atender a alguns critérios, entre eles:
- Pontualidade nas entregas.
- Qualidade nos produtos ou matérias-primas.
- Preço acessível.
- Fornecimento de um serviço de qualidade.
- Cumprimento do acordo estabelecido.
- Realização de apoio técnico.
- Atualização do comprador a respeito do pedido.
- Antecedentes estáveis.
- Existência de documentos que comprovam a qualidade.
- Regularidades fiscais e habilitações jurídicas.
- Qualificações técnica, financeira e econômica.
Mas para chegar a esses critérios, como é possível analisar o fornecedor?
Você pode criar categorias de fornecimento, que devem estar encaixadas em uma matriz de compras.
Algumas possibilidades são:
- Alavancado: analisa a competitividade, os fornecedores alternativos, os substitutos disponíveis e se o fornecedor é facilmente gerenciável.
- Estratégico: avalia se o fornecedor é estratégico, tem monopólio de mercado, se é crítico para o negócio e se possui alto valor agregado.
- Commodity: verifica a abundância de oferta, se são não críticos para o negócio, a grande variedade e o gerenciamento complexo.
- Baixa oferta: confere se há risco de oferta, monopólio de mercado, barreiras de entrada e baixo valor estratégico.
Assim, o processo de validação de um fornecedor possui 3 etapas gerais, que são:
- Pré-cadastro: é a forma pela qual o fornecedor entra em contato com a sua empresa.
- Homologação: verifica se o fornecedor atende aos critérios estabelecidos.
- Cadastro: faz o registro sistêmico do fornecedor que passou pela verificação.
A ideia é que a sua empresa sempre saiba se o pedido foi feito adequadamente, se será entregue no prazo e se outros quesitos ocorrerão conforme o planejado.
Por isso, assim que um fornecedor é homologado, é possível estabelecer um relacionamento mais estreito, no qual o fornecedor conhece as demandas gerais do comprador (no caso, a sua empresa) e trabalha de forma mais transparente, inclusive tirando dúvidas quando elas aparecerem.
Fica evidente, então, que o preço é uma variável importante, mas não pode ser o único requisito avaliado. Quando a empresa considera somente esse fator, acaba tendo problemas por falta de comprometimento, qualidade e produtividade do fornecedor.
Outro ponto negativo é o não estabelecimento de uma relação mais próxima com a empresa fornecedora, o que acaba impactando o produto e o consumidor final.
Como o e-procurement pode ajudar?
Uma forma de facilitar o processo de validação é usar ferramentas de e-procurement. Por serem eletrônicas, permitem que o contato da sua empresa com os fornecedores seja mais próximo.
No entanto, a grande vantagem quando se fala em cadastro de fornecedores é a possibilidade de fazer o auto-cadastro, além do gerenciamento efetivo da qualificação dele de acordo com a categoria de fornecimento.
As soluções de e-procurement também oferecem a possibilidade de fazer o acompanhamento e a gestão documental dos fornecedores. Assim, caso exista algum imprevisto, é fácil encontrar um substituto para que o processo produtivo ou de vendas não sofra prejuízos.
Assim, o processo de homologação de fornecedores acaba sendo mais simples e, ao mesmo tempo, mais criterioso. Se você quer conhecer melhor sobre esse assunto, aproveite e leia o post Como definir parâmetros para um ranking de fornecedores? Assim, você complementa seus conhecimentos e tem mais eficácia na sua atividade.