A gente sempre fala em nossos posts sobre a importância do setor de Compras. No entanto, ainda existem empreendedores que têm dificuldade em entender porque esse departamento é tão estratégico.

A palavras “comprar” é definida, pelo Dicionário Michaelis Online, como “adquirir coisa mediante pagamento em dinheiro ou qualquer outra compensação financeira”.

Mais do que essa simples definição, o departamento de Compras:

• Estabelece o que deve ser adquirido;
• Compara os fornecedores e define a melhor proposta;
• Negocia as fontes de suprimentos;
• Firma contratos;
• Elabora ordens de compra;
• Faz o pagamento do que foi adquirido.

Essas funções, porém, estão sendo extrapoladas.

Esse setor também deve manter um relacionamento próximo com os fornecedores e clientes internos e mostrar a viabilidade dos produtos que estão sendo adquiridos.

No post de hoje vamos mostrar porque o departamento de Compras é tão importante para sua empresa e apresentar os benefícios que podem ser conquistados. Vamos lá?

A importância do setor de Compras

Em princípio, o setor de Compras tinha a finalidade exclusiva de obter e coordenar o fluxo de suprimentos para atender o departamento de Produção.

Nesse contexto também precisa adquirir os materiais pelos preços mais atrativos e com as melhores condições possíveis sem esquecer dos parâmetros de quantidade e, principalmente, de qualidade.

Porém, além de exercer suas funções básicas, esse departamento deve agir com eficiência. Precisa estar alinhado aos objetivos estratégicos organizacionais e fazer parte do processo logístico para participar das tomadas de decisão de maneira bastante ativa.

É assim que clientes externo e interno serão melhor atendidos e que a empresa conseguirá alcançar mais competitividade e aumento de lucro ao mesmo tempo em que atinge a redução de custos.

Isso significa que saber comprar de forma eficiente traz diversas vantagem para a sua empresa. Esse fator é relevante para a competitividade, destaque da concorrência e até para a sobrevivência da organização no mercado.

A informação no setor de Compras

Em uma sociedade que privilegia os dados e informações não se pode ignorar essa situação para o departamento de Compras.

O profissional que atua nessa área precisa saber o que ocorre no mercado de atuação da empresa, compreender os produtos e serviços e porque eles são importantes.

Deve-se ter um banco de dados atualizado, colaboradores informados e com poder de negociação e investir em um relacionamento próximo com os fornecedores.

Dessa forma, a empresa terá mais sucesso e conseguirá efetuar melhores negócios.

Essas questões impactam de maneira significativa as finanças da companhia, que podem ser potencializadas pela reavaliação constante das estratégias e desenvolvimento de diretrizes para que os objetivos organizacionais sejam atingidos.

Afinal de contas, o mercado em geral está mais bem informado.

Isso gera uma expectativa de valor e fornecedores e clientes atuam baseando-se nessa ideia.

Ou seja, a repetição da compra e a satisfação do comprador passam pelo atendimento das expectativas.

Outras funções do setor de Compras

Sendo um departamento estratégico, outras funções devem ser desempenhadas pelo setor de Compras. Confira as principais:

Negociação

A negociação com os fornecedores determina o preço final dos produtos e a competitividade da empresa.

Por exemplo: se determinado insumo sempre foi adquirido por valor X e passa a ser comprado por Y, a mercadoria terá que contar com esse acréscimo ou a organização perde sua margem de lucro.

O preço mais alto, porém, implica em perda de vantagem competitiva, porque muitos consumidores optam por comprar pelo valor mais atrativo.

Controle da quantidade de insumos a serem adquiridos

Essa função está diretamente relacionada aos estoques.

O objetivo é controlar a quantidade de insumos a serem adquiridos a fim de que os demais setores estejam satisfeitos.

Porém, também é preciso melhorar os investimentos realizados, porque isso proporciona maior eficiência na utilização dos meios financeiros e permite reduzir a necessidade de capital aplicado nos estoques.

Lembre-se de que alto nível de estoque representa mais segurança para a organização.

Por outro lado, demanda mais custos, que podem ocasionar impactos significativos pelo controle e armazenamento constantes.

Os benefícios conquistados pela importância do setor de Compras

A evolução da compreensão sobre a importância do departamento de Compras fez com que as empresas apostassem cada vez mais nesse setor.

Essa é uma oportunidade que não pode ser ignorada e oferece diversos benefícios.

Veja quais são essas vantagens:

Reengenharia de processos

As abordagens interfuncionais ultrapassaram a visão funcional do departamento de Compras dentro da empresa.

Ele não tem mais uma atividade isolada, mas sim tarefas que estão relacionadas a outros departamentos e que são estratégicas para os resultados organizacionais.

Fracasso das ferramentas tradicionais de redução de custos

A competitividade do mundo globalizado exigiu que as empresas buscassem maneiras de reduzir custos relativos a materiais, mão de obra e processos.

O setor de Compras conseguiu esse objetivo por meio das negociações com fornecedores e pelas técnicas de terceirização.

Ou seja, o fracasso das ferramentas tradicionais fez com que surgissem novas maneiras de extrair valor desse departamento.

Fracasso das relações adversárias com fornecedores

O contexto atual requer que as empresas trabalhem em parceria com os fornecedores.

A abordagem tradicional, que previa que os dois lados seriam adversários, caiu por terra.

Alguns motivos ocasionaram essa mudança. Um deles foi a preocupação com a entrega de mais valor para o consumidor final.

Outro foi a compreensão do conceito de compras como um processo contínuo e que objetiva inserir os fornecedores nos processos organizacionais, entendimento proporcionado pelo avanço da tecnologia.

Assim, passou a ser possível conquistar vantagem competitiva por meio da redução de custos, melhoria da qualidade, desenvolvimento da tecnologia e diminuição do ciclo de desenvolvimento dos produtos.

É claro que todas essas mudanças da área de Compras ainda são lentas e estão sendo implementadas aos poucos.

Por outro lado, é inegável que esse departamento trouxe mais oportunidades e permitiu que as empresas melhorassem a qualidade de seus produtos e serviços.

Todos esses fatores justificam a importância do setor de Compras.

E você, já tem esse departamento estruturado na sua empresa ou ainda precisa melhorá-lo?

Deixe seu comentário e compartilhe suas experiências e dúvidas.