KPI. Os mais importantes para o controle estratégico do setor de compra
A sigla KPI (Key Performance Indicator, em inglês) substituiu no jargão empresarial os termos “Métricas de Performance” e “Índices de...
A sigla KPI (Key Performance Indicator, em inglês) substituiu no jargão empresarial os termos “Métricas de Performance” e “Índices de Performance”.
Na verdade, é uma técnica de gestão que surgiu na década de 1990 e busca mensurar o desempenho das diversas áreas de uma organização.
A empresa pode ter KPI’s específicos para cada setor, sofisticando seu nível de análise de desempenho.
Hoje, graças aos sistemas de automação, a tarefa de mensuração de resultados se tornou mais ágil e fácil.
No caso do setor de compras, é indispensável que a avaliação seja sistêmica, levando em consideração o foco nas necessidades de cada área atendida.
Assim, os KPI’s avaliam o desempenho dos fornecedores e seus efeitos na satisfação das demandas específicas do cliente (departamento, setor etc).
Essa ferramenta cria as condições para mensuração de dados e resultados.
Os KPIs no setor de compras têm como objetivos:
- melhorar o atendimento aos clientes (áreas);
- avaliar o desempenho dos fornecedores;
- efetuar o monitoramento de todas as etapas do processo de compra;
- aperfeiçoar os processos de compra, de modo a reduzir custos e elevar os níveis de competitividade.
O desenvolvimento de métricas requer a elaboração de um checklist com parâmetros para avaliação e o estabelecimento de pontuação para cada item avaliado.
Mas que razões levam a empresa a monitorar fornecedores e a estabelecer um controle estratégico do setor de compras?
A lista abrange diversos aspectos da gestão de compras, tais como:
- checar a capacidade de utilização de cada contrato;
- desenvolvimento de métricas para gestão de contratos;
- definição de scorecards e de metas de performance;
Cuidados na definição dos KPI’s de compras
A definição de KPI’s para o setor de compras requer alguns cuidados.
Equipes com pouca experiência tendem a criar sistemas de avaliação com KPI’s em excesso.
Times mais experientes costumam definir de três a seis pontos.
O excesso de variáveis pode interferir nas análises e comprometer o resultado da aferição.
O que a área de compras deve medir?
Quais os indicadores mais importantes?
Como escapar da armadilha de montar um sistema com KPI’s em número excessivo?
O gestor deve ter tais questões em mente no momento de elaborar a sua estrutura.
Alguns elementos são considerados importantes, independentemente da área de atuação da companhia.
O responsável pela área de compras deve escolher aqueles que mais se adequam as suas necessidades de avaliação:
- saving de compras, com redução do Custo Total (TCO);
- relação entre o total de compras da companhia e o total de aquisições gerenciadas pelo setor de compras;
- comparação entre saving orçado e saving gerado;
- valor registrado com descontos obtidos junto a fornecedores;
- prazo médio de pagamentos;
- custo unitário do pedido de compra;
- redução de estoques;
- performance de fornecedores;
- volume de devoluções;
- lead time de compras;
- tempo de atendimento aos setores;
- satisfação dos setores atendidos;
- produtividade do comprador.
A definição dos sistemas de avaliação do setor de compras impacta diretamente todas as áreas da companhia.
Além da melhoria dos índices de produtividade, os KPI’s promovem a integração entre os departamentos, pois colocam frente a frente as demandas específicas de cada área e as dificuldades enfrentadas no dia a dia pelo gestor de compras.
Outro dado que merece destaque é a necessidade de avaliação periódica dos KPI’s.
Mudanças de mercado, alterações no portfolio de produtos ou processos de fusão são algumas das situações que exigem reformulações nos KPI’s.
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