PEDIDO DE COMPRA 5 PASSOS PARA MONTAR UM BOM
O fluxo de materiais dentro de uma empresa faz parte da economia de todo o empreendimento e pode ser fonte...
O fluxo de materiais dentro de uma empresa faz parte da economia de todo o empreendimento e pode ser fonte tanto de otimização de serviços, se utilizada como estratégia, como pode ser um fator de risco e prejuízo.
As empresas que geram seus recursos de forma ineficiente perdem espaço no mercado por falta de competitividade e acabam fechando as portas.
A gestão de materiais tem como foco também a aquisição de insumos de qualidade, que reflitam o padrão dos bens e serviços ofertados ao mercado.
O relacionamento com o fornecedor não deve ser deixado de lado, haja vista que um bom relacionamento pode garantir serviços selecionados e custos melhores.
Pensando em tudo isso, organizamos um passo a passo para você realizar o pedido de compra perfeito para o seu negócio.
5 passos para montar um bom pedido de compra
1 – Análise e compilação dos pedidos de compras
Os pedidos de compras normalmente partem do departamento ou da pessoa que será o usuário final.
Essas áreas nem sempre têm total domínio sobre os interesses gerais da empresa e pode ser que os pedidos precisem ser revistos.
Nesse caso, é sinal de que o relacionamento entre os colaboradores da empresa precisa melhorar.
Em geral, os pedidos de compras precisam conter a fonte de custeio, a quantidade, o prazo mínimo e máximo de entrega, as possibilidades de parcelamento das entregas, entre outros dados que possam ser estratégicos para o momento de negociação da compra.
2 – Seleção de fornecedores e cotações
É preciso ter alguns critérios estabelecidos no momento de escolher os fornecedores.
Fatores como pontualidade, qualidade, honestidade, imagem de mercado e facilidade de negociação a preços justos interferem no resultado dessa pesquisa.
Algumas dessas informações só se adquire com experiência ou a partir de pesquisas e prospecção de propostas e entrevistas.
É uma tarefa que merece atenção para que os relacionamentos possam ser mais duradouros e benéficos.
Quanto às cotações, quando se tratar da aquisição de um bem mais específico ou com preço e valor mais significativo para a empresa, é interessante utilizar as formais, para que todos os atributos importantes possam ser analisados.
3 – Balanço entre preço e qualidade para o pedido de compra
Após as cotações, escolher a melhor proposta significa pesar o preço oferecido em relação à qualidade almejada.
Neste ponto, é recomendável analisar marcas e, caso necessário, requerer amostras quando se tratar de produtos novos no mercado ou desconhecidos da empresa.
4 – Recebimento dos materiais e destinação
Quanto à entrega do material, é interessante criar estatísticas para verificar se as condições da oferta foram cumpridas, se houve atrasos ou situações imprevistas.
Essas informações subsidiarão compras futuras.
Após a conferência dos produtos com a nota fiscal, o material pode ser encaminhado à área solicitante para aceite.
É importante que somente após esse aceite a nota fiscal seja encaminhada à área responsável pelas compras para pagamento, para que haja certeza de que os produtos entregues correspondem aos que foram de fato solicitados.
5 – Aceitação da fatura e pagamento
Após todas as conferências, o responsável pelo pagamento deve receber a fatura, o relatório de recebimento e o aceite da área final.
Com essas informações em mãos, a fatura está apta a ser aprovada e paga.
A elaboração adequada de um pedido de compra facilita a obtenção de mercadorias e serviços que atendam aos critérios de quantidade, qualidade, custo e prazo estabelecidos pela empresa.
Além disso, um pedido que comunique com clareza as necessidades da empresa ajuda no diálogo com seus fornecedores, fortalecendo assim seu relacionamento.
Como é o processo de elaboração de pedidos da sua empresa?
Que aspectos podem ser aprimorados?
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