POR QUE É IMPORTANTE SANEAR O CADASTRO DE FORNECEDORES?
Já ouviu falar em sanear o cadastro? Se você tiver uma empresa e não conhecer esse termo é sinal de...
Já ouviu falar em sanear o cadastro?
Se você tiver uma empresa e não conhecer esse termo é sinal de que pode estar correndo sérios riscos de ter as suas atividades comerciais invalidadas brevemente.
Saiba mais sobre o saneamento de cadastros dos participantes comerciais vinculados à uma empresa, que desde 2011 tem tirado muitos empresários da sua zona de conforto para poder continuar operando comercialmente.
Confira agora por que é importante sanear o cadastro de fornecedores!
O que é o saneamento de cadastro?
Em um sentido figurativo, sanear significa reparar e eliminar falha ou excessos, e basicamente é isso que o saneamento de cadastro requer de todos aqueles que possuem um empreendimento no Brasil, já que estão vinculados ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), instituído desde 2007.
Quando a empresa recebe produtos de fornecedores deve ser feito um cadastro no sistema organizacional eletrônico.
Porém, antes de 2007, era apenas para registrar dados internos da empresa com a finalidade de controlar entradas e saídas de dinheiro.
Normalmente feito sem muita preocupação, gerando inúmeros códigos para um mesmo fornecedor.
Agora o SPED (NF-e) exige que toda a entrada de dados seja em um fluxo único, já que a partir de abril de 2011 todas as informações cadastradas no sistema da empresa começaram a ser enviadas diretamente às Secretarias de Fazenda das Unidades Federais e à Receita Federal através de um arquivo digital em XML.
Portanto, sanear o cadastro de fornecedores da sua empresa é exatamente o que citamos anteriormente: reparar, eliminar falhas e excessos do seu sistema, deixando organizado e unificado.
Como identificar um cadastro não saneado?
Imagine que um mesmo produto de um fornecedor entrou três vezes diferentes ao stock da sua empresa, e nessas três vezes ele não foi cadastrado pela mesma pessoa.
Além disso, nenhum dos funcionários possuía experiências na área tributária, então não se preocuparam com a maneira que a mercadoria era registrada e nem em preencher todos novos os campos solicitados pelos órgãos tributários.
Agora, com a integração das informações digitais, a Secretaria de Fazenda três vezes recebe a informação de que a venda de apenas uma mercadoria foi, na verdade, a de três diferentes.
Diante dessa situação, a NF-e referente a essa ação comercial será denegada e não poderá mais ser utilizada.
Juridicamente a transação foi validada, mas o Fisco entende que não poderá ser completada por inconsistência.
Agora tente pensar em uma outra situação que é muito comum: um mesmo fornecedor está registrado com a mesma Razão Social, CNPJ e I.E., mas com códigos internos diferentes.
Essa informação quando enviada aos órgãos responsáveis irá ser vista como uma operação irregular, portanto também será denegada.
A solução é definir um único código para esse fornecedor.
Por que sanear o cadastro?
Após saber o que é e os prováveis erros que possam estar sendo cometidos na sua empresa, vamos falar um pouco mais sobre as consequências reais que podem vir a acontecer com empresários que não realizem a higienização e reparação do seu sistema.
As Unidades Federais recebem orientações para impedir a venda de serviços ou produtos em tempo real daquela organização comercial que não esteja seguindo os padrões exigidos pela NF-e.
Ou seja, o preenchimento incorreto do sistema virtual da sua empresa pode acarretar na pior consequência para um comerciante: ficar impossibilitado de exercer a devida transação.
Desde 2011 as Secretarias de Fazenda estão autorizadas a denegar a nota fiscal eletrônica que apresentar inconsistências na base de dados.
A sua empresa ficará registrada como contendo irregularidades e a venda da mercadoria ou serviço ao cliente não será permitida.
Como se manter regular?
A leitura superficial desse artigo pode passar uma visão de simplicidade sobre o processo de sanear o cadastro de fornecedores, já que basicamente consiste em organizar e unificar informações.
Porém, é simples se você mantém relações com dois ou três fornecedores e seis clientes diferentes, o que não é a normalidade para as empresas.
O que acontece como via de regra é a relação com vários fornecedores diferentes e uma clientela de mais de cem pessoas ao dia.
Portanto, é preciso ter muito cuidado com a análise feita para começar a sanear o cadastro de clientes e fornecedores.
A manutenção deve ser contínua e implantada à organização como uma revisão rotineira, que todos os funcionários que manuseiam o registro de dados estejam capacitados para sanear o cadastro sempre que for necessário.
A atenção deve ser redobrada no momento de chegada de novas mercadorias ao stock.
A boa notícia é que a tecnologia já está sendo usada ao favor de todos aqueles que precisam sanear o cadastro de fornecedores.
Há softwares que foram desenvolvidos com inovação para mostrar aos usuários quais são os erros que necessitam correção dentro do próprio sistema da empresa.
Sanear o cadastro de fornecedores não é uma simples tarefa, contudo é muito importante para que a sua empresa continue funcionando a pleno vapor.
Não deixe de recorrer aos profissionais e até mesmo aos softwares que poderão agilizar o processo, além de ajudar a estar em legalizada com o SPED com poucas margens de erros.