QUALIDADE DO PROCESSO DE COMPRAS: COMO GARANTIR NA SUA EMPRESA

A qualidade do processo de compras é um item fundamental para a sua empresa. O setor responsável por essa atividade...

por: Fábio Hoinaski

A qualidade do processo de compras é um item fundamental para a sua empresa.

O setor responsável por essa atividade é estratégico nas organizações e integra a cadeia de suprimentos e a logística empresarial.

O problema é que esse conceito é muito subjetivo.

Ele relaciona-se às percepções de cada indivíduo e é influenciado por fatores, como modelos mentais, cultura, serviço prestado ou tipo de produto vendido, expectativas e necessidades.

Então, o que deve ser considerado para obter qualidade no processo de compras?

É disso que vamos tratar neste post. Acompanhe!

Qualidade do processo de compras

O conceito de qualidade possui diversas definições e geralmente está ligado aos aspectos de excelência, conformidade, valor, especificações, adequação ao uso e regularidade.

A ideia é empreender os principais esforços para que os resultados mais elevados sejam produzidos.

Essa atitude reduz o custo, o retrabalho, o tempo e o conserto.

Também garante que o produto é superior a outros similares e tem como base um padrão de desempenho mais alto.

Duas abordagens sobre a qualidade de um produto devem ser observadas: a do cliente e a do produtor.

No primeiro caso o conceito relaciona-se à utilidade reconhecida no mercado e ao valor que possui.

No segundo associa-se à concepção e produção de um item que atenda às necessidades dos consumidores.

Percebe-se que, para os clientes, a qualidade leva em conta diversos fatores.

Seu conceito é multidimensional e, por isso, é difícil de definir.

Já para as empresas essa ideia deve ser levada a sério.

A qualidade precisa ser definida de forma clara e objetiva.

Esse processo deve considerar as demandas dos consumidores para que seja entendido como uma vantagem estratégica.

Problemas do setor de Compras possibilidades de melhorias

A qualidade das operações de um departamento de Compras depende da execução correta de todas as etapas do processo. Porém, alguns problemas podem ocorrer.

São eles:

  • Compras urgentes, que exigem a aquisição de matérias-primas e mercadorias com preços altos e ocasionam rupturas no estoque e a paralisação da unidade. Costuma ocorrer pela falta de controle. As alternativas de prevenção são identificação dos focos de emergência, estabelecimento de controles, criação de manual de procedimentos e definição de prioridades de atendimento;
  • Especificações incorretas;
  • Ingerências;
  • Burocracia excessiva.

Essas situações podem ser evitadas com duas ações: definição precisa do que se quer comprar e escolha do fornecedor correto, que possua qualidade e tecnologia suficientes para a produção das quantidades exigidas.

Seleção do fornecedor

A escolha do fornecedor mais adequado passa pela análise de alguns pontos principais:

  • Potencial de relacionamento de curto e longo prazos;
  • Capacidade técnica para fornecer e produzir os itens necessários;
  • Confiabilidade;
  • Serviço de pós-venda;
  • Localização do fornecedor;
  • Relacionamento com a concorrência;
  • Preço e prazo;
  • Separação do pequeno e do grande fornecedor.

Além desses quesitos, o setor de Compras deve trabalhar com alguns objetivos, sendo os principais: especificação de quantidade e qualidade e melhores preço e prazo.

Ainda existem outras duas atividades relacionadas que precisam ser levadas em consideração:

  • Pesquisa: realizada por meio dos estudos de mercado e de materiais, investigação das fontes de fornecimento, análise dos preços e vistoria dos fornecedores;
  • Aquisição: realizada por meio de análise de cotações, negociação, entrevista com vendedores e efetivação das encomendas.

A qualidade do processo de Compras e a vantagem competitiva

Os elementos vistos até agora neste post permitem ao seu negócio obter mais vantagem competitiva.

Como você pôde perceber é preciso haver uma estratégia e contar com os fornecedores como verdadeiros parceiros nesse processo.

Algumas técnicas também podem ser desenvolvidas para trazer mais impacto na qualidade das compras. São elas:

  • EDI (Electronic Data Interchange): a troca eletrônica de dados, em tradução livre, refere-se à transmissão automática de dados realizada de um sistema para outro. Em relação às compras e à logística, essa tecnologia permite o envio de pedidos de compra, arquivos contendo conhecimentos faturados etc. Ou seja, facilita o processo e a comunicação entre os envolvidos;
  • Just in Time: esse é um sistema que administra a produção e determina o que deve ser fabricado, comprado e transportado. Pode ser aplicado em qualquer tipo de empresa a fim de reduzir os custos e os estoques;
  • Manufatura e suprimentos enxutos;
  • Logística integrada;
  • Administração da qualidade total;
  • Conceitos de fluxo de valor.

O objetivo é desenvolver cadeias de suprimento mais racionalizadas, nas quais o fornecedor trabalhe em conjunto com o comprador e os desperdícios sejam eliminados.

Outra maneira de conquistar vantagem competitiva é utilizar o benchmarking, estratégia de desenvolvimento de novas ideias para o acompanhamento dos concorrentes.

Isso eleva a qualidade das compras e assegura um trabalho mais elaborado.

Por fim, as demandas do consumidor e a tecnologia são outros dois aspectos relevantes.

O primeiro ponto é o de maior importância, porque sem clientes não há empresa.

Oferecer um produto de qualidade e que atenda a uma necessidade é a melhor forma de se manter rentável e ter grande participação no mercado.

Em relação à tecnologia fica claro que a função Compras precisa se adequar a esse novo contexto.

É dessa forma que se poderá garantir a qualidade e um retorno melhor.

Para ajudar na qualidade do processo de Compras adote um software de compras.

Veja 3 razões do porquê você deve fazer isso lendo este post.

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