QUALIDADE DO PROCESSO DE COMPRAS: COMO GARANTIR NA SUA EMPRESA
A qualidade do processo de compras é um item fundamental para a sua empresa. O setor responsável por essa atividade...
A qualidade do processo de compras é um item fundamental para a sua empresa.
O setor responsável por essa atividade é estratégico nas organizações e integra a cadeia de suprimentos e a logística empresarial.
O problema é que esse conceito é muito subjetivo.
Ele relaciona-se às percepções de cada indivíduo e é influenciado por fatores, como modelos mentais, cultura, serviço prestado ou tipo de produto vendido, expectativas e necessidades.
Então, o que deve ser considerado para obter qualidade no processo de compras?
É disso que vamos tratar neste post. Acompanhe!
Qualidade do processo de compras
O conceito de qualidade possui diversas definições e geralmente está ligado aos aspectos de excelência, conformidade, valor, especificações, adequação ao uso e regularidade.
A ideia é empreender os principais esforços para que os resultados mais elevados sejam produzidos.
Essa atitude reduz o custo, o retrabalho, o tempo e o conserto.
Também garante que o produto é superior a outros similares e tem como base um padrão de desempenho mais alto.
Duas abordagens sobre a qualidade de um produto devem ser observadas: a do cliente e a do produtor.
No primeiro caso o conceito relaciona-se à utilidade reconhecida no mercado e ao valor que possui.
No segundo associa-se à concepção e produção de um item que atenda às necessidades dos consumidores.
Percebe-se que, para os clientes, a qualidade leva em conta diversos fatores.
Seu conceito é multidimensional e, por isso, é difícil de definir.
Já para as empresas essa ideia deve ser levada a sério.
A qualidade precisa ser definida de forma clara e objetiva.
Esse processo deve considerar as demandas dos consumidores para que seja entendido como uma vantagem estratégica.
Problemas do setor de Compras possibilidades de melhorias
A qualidade das operações de um departamento de Compras depende da execução correta de todas as etapas do processo. Porém, alguns problemas podem ocorrer.
São eles:
- Compras urgentes, que exigem a aquisição de matérias-primas e mercadorias com preços altos e ocasionam rupturas no estoque e a paralisação da unidade. Costuma ocorrer pela falta de controle. As alternativas de prevenção são identificação dos focos de emergência, estabelecimento de controles, criação de manual de procedimentos e definição de prioridades de atendimento;
- Especificações incorretas;
- Ingerências;
- Burocracia excessiva.
Essas situações podem ser evitadas com duas ações: definição precisa do que se quer comprar e escolha do fornecedor correto, que possua qualidade e tecnologia suficientes para a produção das quantidades exigidas.
Seleção do fornecedor
A escolha do fornecedor mais adequado passa pela análise de alguns pontos principais:
- Potencial de relacionamento de curto e longo prazos;
- Capacidade técnica para fornecer e produzir os itens necessários;
- Confiabilidade;
- Serviço de pós-venda;
- Localização do fornecedor;
- Relacionamento com a concorrência;
- Preço e prazo;
- Separação do pequeno e do grande fornecedor.
Além desses quesitos, o setor de Compras deve trabalhar com alguns objetivos, sendo os principais: especificação de quantidade e qualidade e melhores preço e prazo.
Ainda existem outras duas atividades relacionadas que precisam ser levadas em consideração:
- Pesquisa: realizada por meio dos estudos de mercado e de materiais, investigação das fontes de fornecimento, análise dos preços e vistoria dos fornecedores;
- Aquisição: realizada por meio de análise de cotações, negociação, entrevista com vendedores e efetivação das encomendas.
A qualidade do processo de Compras e a vantagem competitiva
Os elementos vistos até agora neste post permitem ao seu negócio obter mais vantagem competitiva.
Como você pôde perceber é preciso haver uma estratégia e contar com os fornecedores como verdadeiros parceiros nesse processo.
Algumas técnicas também podem ser desenvolvidas para trazer mais impacto na qualidade das compras. São elas:
- EDI (Electronic Data Interchange): a troca eletrônica de dados, em tradução livre, refere-se à transmissão automática de dados realizada de um sistema para outro. Em relação às compras e à logística, essa tecnologia permite o envio de pedidos de compra, arquivos contendo conhecimentos faturados etc. Ou seja, facilita o processo e a comunicação entre os envolvidos;
- Just in Time: esse é um sistema que administra a produção e determina o que deve ser fabricado, comprado e transportado. Pode ser aplicado em qualquer tipo de empresa a fim de reduzir os custos e os estoques;
- Manufatura e suprimentos enxutos;
- Logística integrada;
- Administração da qualidade total;
- Conceitos de fluxo de valor.
O objetivo é desenvolver cadeias de suprimento mais racionalizadas, nas quais o fornecedor trabalhe em conjunto com o comprador e os desperdícios sejam eliminados.
Outra maneira de conquistar vantagem competitiva é utilizar o benchmarking, estratégia de desenvolvimento de novas ideias para o acompanhamento dos concorrentes.
Isso eleva a qualidade das compras e assegura um trabalho mais elaborado.
Por fim, as demandas do consumidor e a tecnologia são outros dois aspectos relevantes.
O primeiro ponto é o de maior importância, porque sem clientes não há empresa.
Oferecer um produto de qualidade e que atenda a uma necessidade é a melhor forma de se manter rentável e ter grande participação no mercado.
Em relação à tecnologia fica claro que a função Compras precisa se adequar a esse novo contexto.
É dessa forma que se poderá garantir a qualidade e um retorno melhor.
Para ajudar na qualidade do processo de Compras adote um software de compras.
Veja 3 razões do porquê você deve fazer isso lendo este post.