O que é Transformação em Suprimentos?

Transformação em suprimentos é muito mais do que ajustar a equipe e formatar novos papéis e responsabilidades.

Para que possamos compreender um pouco mais sobre essa transformação é necessário analisar a estrutura organizacional de variadas formas, do ponto de vista do fornecedor, cliente interno, acionistas e diretoria.

É necessário olhar algumas dimensões da área e da empresa como os processos, a tecnologia, o capital humano, a governança, a ética e os aspectos financeiros.

Por que mudar? É hora de transformar?

Para entender mais sobre essa necessidade, vale voltar um pouco em 1980 quando as áreas de suprimentos eram cobradas basicamente por emissões de pedidos e poucas vezes negociavam.

Em meados de 1990 as áreas de suprimentos passaram a ter novas funções como prospectar e homologar novos fornecedores, buscar tendências de mercado, novas opções de fornecimento e cada vez mais negociar as demandas.

A partir de 2000 e com a chegada da tecnologia, as empresas passaram a concorrer globalmente e então suprimentos começou a entregar saving, estratégias, reduções de custos em suas várias dimensões e principalmente participações efetivas no bottom line das organizações.

A partir de 2015 o cenário econômico do Brasil aponta para alta de juros, alta de inflação, crescimento da inadimplência, queda do valor da moeda brasileira, resultado de PIB negativo, aumento da taxa de desemprego e crise política.

O impacto veio forte nas organizações e o desdobramento para as áreas de suprimentos não poderia ser diferente… entende-se que a hora de mudar chegou.

Como o cenário econômico e político interferem nas transformações de suprimentos?

Segundo a consultoria Tendências, em curto prazo, o quadro negativo irá persistir, a crise política continua e a falta de instrumentos para ajuste fiscal inviabiliza a retomada da economia até 2018, este cenário somado à continuidade da alta do desemprego devem sustentar o pessimismo dos consumidores e baixa confiança dos empresários.

A médio e longo prazo as reformas são fundamentais, o Brasil possui limitações estruturais cada vez mais evidentes, a crise atual tem sido importante para ilustrar as questões que devem ser enfrentadas inevitavelmente, como baixa produtividade, gargalos na infraestrutura e custo da previdência.

A agenda econômica deve mudar substancialmente a partir de 2019, gerando melhora importante de ambiente e o crescimento potencial é estimado em torno de 2,6%.

Diante dessas questões, suprimentos têm novos desafios.

Não existe momento mais oportuno para atuar fortemente com mudanças, renegociações de contratos, busca de novos formatos de parcerias comerciais, revisões de escopo, aumento de performance operacional, excelência em gestão.

Como iniciar uma transformação em suprimentos?

1 – Diagnóstico

Geralmente existe uma primeira fase chamada de “As Is”, que é um levantamento funcional da área de suprimentos e um mapeamento de oportunidades cruzadas com as diretrizes da companhia.

2 – Novo Modelo

Nessa fase monta-se um plano de trabalho, geralmente com as premissas de um projeto baseado no PMBOK.

São feitas entrevistas com a equipe de suprimentos e stakeholders, são mapeados os atuais fluxos de trabalho, quais sistemas, portais e ERP são usados, qual o nível dos procedimentos e políticas.

Com toda essa base de dados e informações é montado um diagnóstico com oportunidades de melhorias.Depois do “As Is”, existe a fase “To Be”, ou seja, a proposição de um cenário futuro.

Através do diagnóstico e “As Is” validado como cenário oficial atual, na próxima fase “To Be”, serão apresentadas propostas de melhorias através de um plano de negócios projetando ganhos financeiros e operacionais, mostrando melhorias processuais e dimensionando o tempo x impacto de implantação.

Muitas empresas optam por consultorias para implantação das mudanças, devido à necessidade de aprofundamento e exigências técnicas.

3 – Implantação

Uma fase importante é a gestão de mudança, “change management”.

Etapa onde gerentes de projetos ou consultores especialistas acompanharão a implementação do novo modelo validado.

Essa etapa contempla a gestão da mudança em todos os níveis, os canais de comunicação, treinamentos de equipe de suprimentos e clientes internos, criação e implantação de governança, procedimentos e políticas.

Como tirar do papel? Como funciona na prática?

A primeira e mais importante prática é o mapeamento e segmentação do modelo operacional.

É preciso definir e monitorar as alocações de profissionais por perfis e a recomendação é um GAP Analysis.

Através dessa metodologia, mapeamos os profissionais por conhecimentos e identificamos qual perfil se encaixa na atividade adequada.

Por exemplo, para a atividade de compras SPOT, onde o mais importante é saber negociar, ter conhecimentos fiscais e tributários o mais adequado é um profissional que já tenha experiência ou tenha preparo para tal.

Para compras estratégicas, onde o foco é conhecer profundamente a metodologia de Strategic Sourcing, o ideal é um profissional que tenha visão do todo, que conheça gestão de contratos e que domine os conceitos e aplicações da metodologia de Strategic Sourcing.

Essa linha de raciocínio é usada para todas as funções do novo modelo.

As Principais funções que precisam ser mapeadas para um modelo novo funcionar corretamente são:

O Controller é o profissional que cria e gerencia os indicadores de performance e através de análises e relatórios recomenda melhorias e plano de ação para atingimento de metas.

Criar um dashboard com os principais indicadores(KPI) é fundamental para manter a área gerando resultados com eficiência e controle.

O Analista de Fornecedor é o profissional responsável por elaborar e implantar processos que possibilitarão homologar e avaliar fornecedores.

Ele atua em paralelo com os compradores e além da prospecção de novos fornecedores e controle de vendor list, ele tem atribuições importantes qualitativas.

O Analista de Inteligência de Mercado é o profissional responsável por trazer novidades e informações de mercado que impactam nas negociações.

Esse profissional traz novidades, acompanha indicadores e vai além da análise, geralmente planeja e implanta melhorias.

O Analista de Processos é o profissional que administra todos os processos da área de suprimentos.

Os fluxogramas de compras SPOT, de cadastros de fornecedores, de negociações estratégicas e demais devem ser mapeados e especificados funcionalmente dentro de políticas e ou procedimentos.

O uso da tecnologia deve ser amplamente estudado e incorporado as rotinas de processos.

Um bom modelo operacional precisa de uma boa ferramenta.

Para que um fluxo seja bem executado, uma política de alçada seja respeitada, um compliance seja atendido, um KPI seja medido, um cadastro seja bem feito, um relatório bem gerado, é fundamental ter um bom ERP ou um bom portal de compras.

O Comprador é o profissional responsável por conduzir os processos de aquisições da empresa, ele negocia, compra, emite pedido e governa as demandas delegadas por alçadas, categorias ou valores.

O Analista de Sourcing é o profissional responsável por aplicar a metodologia de strategic sourcing, ele geralmente atua por categorias e faz suas negociações em 8 ou 12 etapas.

O Capital humano é uma dimensão fundamental e uma das mais importantes para que o processo de transformação em suprimentos funcione porque são as pessoas através da mudança de comportamento que vão implantar as melhorias e ajustes no formato da nova área.

Capacitação: Nem todo profissional de compras está preparado para conduzir um processo de strategic sourcing, uma análise de TCO, uma negociação que envolva aspectos tributários e fiscais. São necessários investimentos em treinamentos e cursos.

Além de capital humano, quais outras dimensões são importantes para um novo modelo?

Governança: Criar e pulverizar boas práticas de governança e reporte, alinhar valor com stakeholders, criar e divulgar metas / indicadores e principalmente criar canal único e oficial de comunicação.

Financeiro: Estabelecer e divulgar formato de apuração e captura de economias, fazer interface na gestão financeira de contas a pagar x compras (geração de faturas e compromissos), programas de auditorias / controles e planejamento financeiro.

Indicadores e Processos: Buscar a excelência nos processos através de metodologia de strategic sourcing, políticas e procedimentos formalizados para compras SPOT, gestão a vista, gestão de contratos, modelo de relacionamento com fornecedores, workflow de aprovação e níveis de alçada, análise do perfil das compras, acompanhamento das tendências do mercado.

Ferramentas e Sistemas: Portal de Compras, ERP, Modelo de distribuição (alocação por gestor/ localidade), desenho funcional e técnico, gestão de riscos, gestão da captura de valor, sistema para controle de fornecedores, arquivos.

Engajamento: Nada disso é feito sem um plano de comunicação e envolvimento ativo da direção da empresa, um Sponsor é muito importante.

Pensamento

Qual recado será passado para as demais áreas da empresa?

Uma transformação em suprimentos impacta todas as áreas da companhia, portanto é muito importante ter envolvimento, colaboração e engajamento de todas as áreas e principalmente da direção da empresa.

Um marco importante é a virada da proporção de atividades operacionais para atividades estratégicas.

O desafio de gerar um novo posicionamento de Suprimentos nas empresas é um assunto largamente discutido, e têm sido unânimes as manifestações de concordância quanto a necessidade de mudar, de ser estratégico e proporcionar resultados que façam a diferença para as empresas.

Em momentos de crise ou rupturas na economia, assistimos mais fortemente essas manifestações, pois ações efetivas de transformação em suprimentos serão fundamentais para a sobrevivência, trazendo muito mais do que o sentido de ser manter vivo, mas se manter atuante, fomentando crescimento, estimulando melhorias e agregando valor.

Ter um planejamento estratégico é o primeiro passo para chegar lá.

Traçar um plano de trabalho consistente, que transponha aos obstáculos que virão é sempre o ponto de partida para o sucesso.

Ele traz para a equipe uma grande motivação pelo fato de dar direcionamento, além de trazer a percepção clara de como obter melhores resultados e de como melhorar os indicadores. Além disso, gera conscientização, engajamento, mobilização e nivelamento de conhecimentos da organização.

Não basta ter somente as estratégias bem definidas, pois de nada adiantam as boas ideias, se elas não saírem do papel.

Esse será o desafio em 2016, Sair do papel.

Já pensou em mudar sua área de suprimentos?

Artigo escrito em parceria com:

Douglas Marques Ferreira, Executivo de Suprimentos na Alphaville Urbanismo, formado em Adm. De Empresas, possui MBA em Marketing Internacional pela UMESP e MBA Executiva pela FGV. Atuou como Gerente de Compras e BPO na Tecnocompras e Mercado Eletrônico. Mentor de Procurement da newproc Consultoria em Suprimentos, formação Internacional em Suprimentos pela Procurement Leaders – USA

Denise Vitor, é  executiva com formação em Economia e MBA em Finanças. Perfil estratégico com experiência na liderança de equipes voltadas para a área de Suprimentos e atuação direcionada à  busca pela excelência na gestão organizacional com ênfase na Cadeia de Suprimentos. Nos últimos dois anos vem trabalhando no Projeto de Transformação em Suprimentos no setor de construção/urbanização, atualmente é Superintendente de Suprimentos da Alphaville Urbanismo.